Registrar um orçamento ou pedido de venda

O Portal de Vendas é onde o documento de venda nasce. Orçamento, pedido, nota, devolução e remessa saem todos do mesmo lugar e do mesmo assistente — o que muda é a operação que você escolhe no começo, e é ela que decide o que o documento faz com o estoque e com o financeiro.

Este artigo percorre o caminho inteiro de um orçamento, do quadro até o documento salvo. Para um pedido de venda o caminho é o mesmo: só a operação escolhida no passo 2 é outra.

Antes de começar

Você precisa ter, já cadastrados:

• a empresa que emite o documento;
• o cliente;
• pelo menos um produto.

E precisa de permissão para a operação que vai usar. Se uma operação não aparece na lista do passo 2, é permissão — fale com quem administra o sistema.

1. Abra o Portal de Vendas

Digite Portal de Vendas na busca de telas, no alto do painel à esquerda, e abra a tela.

O quadro mostra os documentos separados por etapa — Pedido, Aprovação, Separação, Faturamento —, e cada cartão traz a operação, o número, a situação, o cliente, o valor e a quantidade de itens. O botão Lista, no alto, mostra os mesmos documentos em forma de grade, quando você preferir.

Para começar um documento, clique em + Novo Documento.

2. Escolha a operação

Cada operação faz uma coisa diferente com o estoque e com o financeiro. A própria tela explica:

Operação	O que ela faz
Orçamento	Proposta comercial. Não reserva estoque nem gera título; ao ser realizada, vira Pedido de Venda.
Pedido de Venda	Reserva a quantidade sem tirar do saldo, e provisiona contas a receber. O faturamento converte a reserva em saída e realiza a provisão.
Venda de Mercadoria	Baixa estoque e realiza título a receber.
Bonificação	Mercadoria entregue sem cobrança: baixa estoque e não gera título.
Remessa	Sai do estoque sem gerar financeiro: conserto, demonstração, industrialização.
Devolução de Venda	O cliente devolve: a mercadoria volta ao estoque e o valor sai como despesa.

Neste artigo escolhemos Orçamento. É a operação mais leve das seis: ela não mexe em estoque nem em financeiro, então é também a melhor para experimentar sem consequência.

Orçamento ou pedido de venda?

Use orçamento quando ainda está negociando: nada é comprometido. Use pedido de venda quando a venda está fechada e você quer garantir a mercadoria — ele reserva a quantidade, que passa a aparecer como Quantidade Reservada na tela de Saldo de Estoque, sem sair do saldo.

3. Etapa Empresa

O assistente abre em cinco etapas — Empresa, Cliente, Itens, Observações, Revisão — e você anda entre elas pelo botão Avançar, no rodapé.

• Empresa — de qual empresa é este documento.
• Data de Negociação — já vem preenchida com a data de hoje.
• Nro. do Documento — o número externo: a nota do fornecedor, o pedido do cliente. É opcional.

O campo Empresa é de busca: comece a digitar e escolha na lista.

Digite pelo menos três letras

Os campos de busca do Kryia One só procuram a partir do terceiro caractere. Com uma ou duas letras nenhuma lista aparece — e não é o campo que está quebrado.

4. Etapa Cliente

Busque o cliente pelo nome. A lista mostra, junto do nome, o código de parceiro e o CPF/CNPJ — útil quando dois clientes têm nomes parecidos.

5. Etapa Itens

Esta é a etapa que define o valor do documento. Enquanto não houver item, a própria tela avisa: “Nenhum item. O documento não fecha sem pelo menos um.”

Clique em Adicionar item. Aparece uma linha em branco com as colunas Produto, Qtd., Valor Unit., Desconto e Total.

Escolha o produto pela busca, informe a quantidade e confira o preço.

O Valor Unit. já vem preenchido

Ao escolher o produto, o sistema propõe um preço em vez de deixar a célula vazia. Confira antes de avançar: o valor proposto pode não ser o que você negociou. Ele é editável — basta clicar e digitar por cima.

Repita Adicionar item para cada produto. O rodapé do assistente acompanha o total à medida que você preenche.

6. Etapa Observações

Qualquer coisa que o documento precise registrar — condição negociada, prazo combinado, referência de contato. O campo é livre e opcional.

7. Etapa Revisão, e o que fazer com o documento

A última etapa resume o que vai ser gravado: operação, portal, data, empresa, cliente, quantidade de itens e total. Confira e escolha o que fazer:

• Salvar rascunho — grava o documento e fecha o assistente. Ele fica no quadro, na primeira etapa, e você pode voltar a ele quando quiser.
• Confirmar · Aprovação — grava e manda o documento para a etapa seguinte do fluxo, que aqui é a Aprovação.

Se você está aprendendo, use Salvar rascunho: nada é enviado adiante e você pode reabrir o documento para conferir.

8. O documento no quadro

O assistente fecha e o documento aparece no quadro, com o número que o sistema deu. Clique no cartão a qualquer momento para reabri-lo, editar, enviar para a etapa seguinte, cancelar ou excluir o rascunho.

O que acontece depois

Um orçamento não mexe em estoque nem em financeiro enquanto for orçamento. Quando ele é realizado, vira um Pedido de Venda — e é o pedido que passa a reservar a quantidade e a provisionar o contas a receber. O faturamento, mais adiante, converte a reserva em saída de estoque e realiza a provisão como título.

Ou seja: o que você acompanha em Saldo de Estoque e em Portal Financeiro é consequência do documento que nasceu aqui — você não digita nada duas vezes.

Problemas comuns

A lista de busca não aparece. Digite pelo menos três letras. Abaixo disso o campo não procura nada.

O botão Avançar não sai da etapa Itens. O documento precisa de pelo menos um item com produto e quantidade.

A operação que eu quero não está na lista. É permissão de acesso àquela operação. Quem administra o sistema libera por usuário.

O valor total não é o que eu esperava. Confira o Valor Unit. de cada linha: ele vem proposto pelo sistema e pode não ser o preço que você negociou.