Registrar um orçamento ou pedido de venda

O Portal de Vendas é onde o documento de venda nasce. Orçamento, pedido, venda, devolução e faturamento de serviço saem todos do mesmo lugar e do mesmo assistente — o que muda é a operação que você escolhe no começo, e é ela que decide o que o documento faz com o estoque e com o financeiro.

Este artigo percorre o caminho inteiro de um orçamento, do quadro até o documento salvo. Para um pedido de venda o caminho é o mesmo: só a operação escolhida no passo 2 é outra.

Antes de começar

Você precisa ter, já cadastrados:

• a empresa que emite o documento;
• o cliente;
• pelo menos um produto, com preço na tabela de preço.

E precisa de permissão para a operação que vai usar. Se uma operação não aparece na lista do passo 2, é permissão — fale com quem administra o sistema.

1. Abra o Portal de Vendas

Portal de Vendas fica em Comercial › Rotinas, ou pela busca.

O quadro mostra os documentos separados por etapa — Orçamento, Pedido, A faturar, Faturado e Concluído —, e cada cartão traz a operação, o número, a situação, o cliente, o valor e a quantidade de itens. O botão Lista, no alto à esquerda, mostra os mesmos documentos em grade — e é na Lista que ficam as ações de cada documento.

Para começar um documento, clique em + Novo Documento.

2. Escolha a operação

Cada operação faz uma coisa diferente com o estoque e com o financeiro. A própria tela explica:

Operação	O que ela faz, nas palavras da tela
Orçamento	“Proposta comercial. Não reserva estoque nem gera título; ao ser realizada, vira Pedido de Venda.”
Pedido de Venda	“Compromisso de venda. Reserva o estoque e provisiona o título a receber; ao ser faturado, gera a Venda.”
Venda	“Saída efetiva de mercadoria com título firme a receber.”
Devolução de Venda	“Retorno de mercadoria vendida: entra no estoque e gera obrigação a pagar ao cliente.”
Faturamento de Serviço	“Fatura ordem de serviço encerrada ou ciclo de contrato recorrente. Gera título firme a receber e não toca no estoque.”

Neste artigo escolhemos Orçamento. É a operação mais leve: ela não mexe em estoque nem em financeiro, então é também a melhor para experimentar sem consequência.

Orçamento ou pedido de venda?

Use orçamento quando ainda está negociando: nada é comprometido. Use pedido de venda quando a venda está fechada e você quer garantir a mercadoria — ele reserva a quantidade, que passa a aparecer como Quantidade Reservada no Saldo de Estoque, sem sair do saldo.

3. Empresa

O assistente mostra as etapas no alto — Empresa, Cliente, Itens, Negociação, Observações e Revisão — e você anda entre elas pelo botão Avançar, no rodapé.

• Empresa — de qual empresa é este documento. Digite parte do nome e escolha na lista; o Cód. Empresa diferencia matriz e filial.
• Data de Negociação — já vem preenchida com a data de hoje.
• Nro. do Documento — “Número externo — a nota do fornecedor, o pedido do cliente. Opcional.”

Ao avançar desta etapa o documento já é criado e ganha número.

4. Cliente

Busque o cliente pelo nome. A lista mostra, junto do nome, o código de parceiro e o CPF/CNPJ — útil quando dois clientes têm nomes parecidos.

O Vendedor é “herdado do cadastro do parceiro quando ele tiver vendedor preferencial”. Se você deixa o campo em branco e salva, o documento é gravado com o vendedor preferido do parceiro, na web e no app. As regras:

• se a operação tem Exige Vendedor marcado na Tipo de Operação, o campo é obrigatório e o assistente não avança sem ele;
• o vendedor que você escolheu no documento nunca é trocado;
• só um vendedor ativo é herdado;
• num documento já efetivado, a edição não muda o vendedor, e um vendedor apagado à mão continua em branco;
• documentos de compra e os gerados automaticamente, como o faturamento de contrato, não herdam;
• no app, o pedido continua sendo do vendedor que o lançou.

5. Itens

Esta é a etapa que define o valor do documento. Enquanto não houver item, a própria tela avisa: “Nenhum item. O documento não fecha sem pelo menos um.”

Clique em Adicionar item. Em cada linha, escolha o Produto pela busca e informe a Qtd.; o Total da linha e o do documento se atualizam sozinhos.

O Valor Unit. já vem preenchido

Ao escolher o produto, o sistema propõe o preço da tabela de preço. Confira antes de avançar: o valor proposto pode não ser o que você negociou. Ele é editável — basta clicar e digitar por cima.

6. Negociação

“Como este valor será pago.” Num orçamento a tela explica o papel destes campos: “Este documento não gera título; o valor informado aqui é herdado pelo documento derivado.” O que você definir aqui viaja para o pedido que nascer deste orçamento.

• Tipo de Negociação — as parcelas. Em branco, “gera parcela única vencendo na data de vencimento — o comportamento à vista”.
• Natureza — a classificação da receita. Em branco, vale a natureza padrão do tipo de operação.
• Vencimento Base — usado apenas quando não há tipo de negociação escolhido.
• % Desconto do Documento — preenchido, calcula o desconto na gravação. O valor é distribuído nos itens; não é uma segunda subtração sobre o total.

Preencha a negociação já no orçamento

Escolha o Tipo de Negociação e a Natureza aqui, mesmo que o orçamento não gere título. O pedido gerado depois herda os dois.

7. Observações

Qualquer coisa que o documento precise registrar — condição negociada, prazo combinado, referência de contato. O campo é livre e opcional.

8. Revisão, e o que fazer com o documento

A última etapa resume o que vai ser gravado: operação, portal, data, empresa, cliente, quantidade de itens e total. Confira e escolha:

• Salvar rascunho — grava o documento e fecha o assistente, sem mandá-lo adiante.
• Confirmar · Aprovação — grava e manda o documento adiante. O botão diz o nome da etapa para onde ele vai: no fluxo desta empresa, a Aprovação.

9. O documento no quadro

O assistente fecha e o documento aparece no quadro, com o número que o sistema deu. Clique no cartão para ver o Resumo, os Itens, o Financeiro e o Histórico.

Para agir sobre ele — Gerar Pedido, Aprovar, Imprimir, Editar, Cancelar —, passe para a Lista e marque a linha: as ações aparecem numa barra sobre a grade, e as menos usadas ficam em Mais ações.

O que acontece depois

Um orçamento não mexe em estoque nem em financeiro. Quando ele vira pedido, é o pedido que reserva a quantidade e provisiona o contas a receber — depois de passar pela Aprovação, onde o sistema confere o desconto dos itens e o limite de crédito do cliente. O faturamento, mais adiante, converte a reserva em saída de estoque e realiza a provisão como título. O caminho está em transformar o orçamento em venda; a conferência, em liberar um pedido que passou do limite.

Problemas comuns

A lista de busca não aparece. Digite pelo menos duas letras. Abaixo disso o campo não procura nada.

O botão Avançar não sai da etapa Itens. O documento precisa de pelo menos um item com produto e quantidade.

O assistente recusa com “O tipo de negociação deste documento não tem parcelas cadastradas”. O Tipo de Negociação escolhido não tem parcelas. Cadastre as parcelas dele em Tipo de Negociação (Financeiro › Cadastros) e avance de novo. Em branco, o tipo não é recusado: gera parcela única.

A operação que eu quero não está na lista. É permissão de acesso àquela operação. Quem administra o sistema libera por usuário.