Registrar a entrada e a retirada de uma criança

A página Entrada e retirada de crianças lista quem está na sala agora e registra a retirada. A descrição resume a regra: “O código confere; quem autoriza é a lista de responsáveis verificados.”

A página registra as duas pontas: o botão Registrar entrada é onde o código de conferência nasce, e o botão Retirar, em cada criança da sala, é onde ele é usado.

Antes de começar

Você precisa da permissão de consultar em Entrada e retirada de crianças para ver a lista, da de criar para o botão Registrar entrada aparecer e da de editar para o botão Retirar aparecer. O Administrador da igreja, a Secretaria e a Recepção e check-in têm as três de fábrica; a Coordenação de ensino só consulta.

Para a retirada normal, tenha em mãos:

• o código de conferência, entregue a quem trouxe a criança na entrada;
• a pessoa que vai retirar, que precisa ter o vínculo com a criança verificado, com a permissão de retirar e dentro da vigência — veja Vincular e conferir os responsáveis de uma criança.

1. Registre a entrada

Clique em Crianças, no menu lateral, e em Registrar entrada. A folha diz: “Escolha a criança. O código de retirada aparece uma única vez, ao concluir.” Preencha:

• Criança — busque pelo nome; é o único campo obrigatório;
• Atividade — Culto (já marcado), Aula / Escola Bíblica, Evento ou Outra atividade. Com Evento, aparece o campo Evento para escolher qual (ou Sem evento específico);
• Sala — quando a igreja tem salas cadastradas (Sem sala definida é a alternativa);
• Quem trouxe a criança (opcional);
• Alergia ou restrição (opcional) — até 1000 caracteres. É dado de saúde: “visível a quem tem acesso ao painel da sala, nunca em etiqueta pública.”

Clique em Registrar entrada. A página mostra “Entrada registrada para {criança}. Entregue este código a quem trouxe a criança:” com o código de 6 caracteres em letras grandes, o aviso de que ele “aparece uma única vez e vale por até oito horas” e a lista Autorizados a retirar. Entregue o código e clique em Entendi: depois disso ele não se vê mais.

O Ecclesias recusa a entrada de quem tem 18 anos ou mais e a de uma criança que já está presente em outra atividade. Se a ficha não tem data de nascimento, a entrada vale, e a tela avisa: “Esta pessoa não tem data de nascimento no cadastro, então não foi possível conferir que é menor de 18 anos. Complete o cadastro.”

2. Abra a lista de Crianças

Clique em Crianças, no menu lateral. Cada criança na sala é um cartão com o nome e, abaixo, a idade, a sala, o horário de entrada e quem a entregou, no formato 9 anos · Sala 2 · entrada 09:12 · entregue por Marta Lima. Sem nenhuma criança, a tela diz “Nenhuma criança na sala neste momento.”

Quando a entrada trouxe uma observação restrita, como uma alergia, ela aparece em âmbar abaixo do nome, com um ⚠. Só quem tem a permissão de consultar em Entrada e retirada de crianças a vê, e cada abertura da lista com observação fica registrada.

3. Clique em Retirar

O botão Retirar abre o cartão Retirada de {criança}, com dois campos obrigatórios:

• Código de conferência — digite o código; o campo aceita até 8 caracteres e converte as letras em maiúsculas;
• Quem está retirando — uma lista com os responsáveis da criança, cada um com o parentesco. A dica diz: “Só aparecem os responsáveis com vínculo verificado e vigente. Outra pessoa só pelo procedimento de exceção.”

Se a criança não tem nenhum responsável com vínculo verificado, não há lista: o cartão mostra “Esta criança não tem nenhum responsável autorizado com vínculo verificado. A retirada só pode seguir pelo procedimento de exceção, com documento conferido e aprovação.”, e Confirmar retirada fica desabilitado.

Abaixo dos botões, a tela lembra: “O sistema nunca libera uma criança por reconhecimento facial, localização ou inferência. Perda do código, sistema fora do ar ou responsável novo levam ao procedimento de exceção, com conferência humana registrada.”

4. Confirme a retirada

Clique em Confirmar retirada. O Ecclesias faz duas conferências independentes, e as duas precisam passar:

1. o código confere, não passou de 8 horas desde a entrada e ainda não foi usado;
2. a pessoa escolhida tem vínculo verificado com a criança, com permissão de retirar e dentro da vigência.

Passando as duas, a tela mostra “{criança} retirada por {nome}.” e a criança sai da lista.

Se uma falha, a tela diz qual:

• sem escolher ninguém em Quem está retirando: “Escolha quem está retirando a criança.”
• “Código inválido, vencido ou já utilizado. Depois de 5 erros, a retirada por código é bloqueada nesta entrada.”
• “Retirada por código bloqueada nesta entrada após 5 tentativas erradas. Use o procedimento de exceção: documento conferido e aprovação de outra pessoa.”
• “Esta pessoa não está autorizada a retirar a criança. Ser familiar não basta — o vínculo precisa estar verificado. Use o procedimento de exceção se for o caso.” A recusa por falta de autorização fica registrada.

5. Use o procedimento de exceção, se for o caso

Clique em Procedimento de exceção. Abre a folha Retirada por exceção · {criança}: “Só use quando o código não puder ser usado. Quem retira, o motivo, o documento conferido e a aprovação de outra pessoa ficam registrados.”

Preencha:

• Quem está retirando — busque a pessoa pelo nome; aqui pode ser alguém fora da lista de responsáveis;
• Motivo — obrigatório, de 10 a 500 caracteres: o código perdido, o sistema fora do ar, o responsável novo. Com menos de 10 a tela pede que você explique em pelo menos 10 caracteres por que o procedimento normal não pôde ser seguido;
• Conferi o documento de quem está retirando — marque depois de olhar o documento. Sem a marca, a folha recusa;
• Tipo do documento (opcional) — RG, CNH, Passaporte ou Outro. “O número do documento não é pedido nem guardado.”
• Quem aprova a saída — obrigatório: “Outra pessoa, com permissão de aprovar. Combine com ela antes de registrar.” Quem registra nunca aparece na lista.

Clique em Registrar retirada. Registrada, a tela mostra “Retirada registrada pelo procedimento de exceção, com motivo, documento conferido e aprovação.”

A permissão de aprovar em Entrada e retirada de crianças é, de fábrica, só do Administrador da igreja. Se ninguém além de você a tem, a folha avisa que não há outra pessoa com permissão de aprovar e desabilita Registrar retirada; peça ao administrador para conceder a permissão a um responsável.

O procedimento de exceção não confere o código nem o vínculo. A conferência é humana: o Ecclesias guarda o motivo, o documento conferido, o seu nome como conferente, quem aprovou e o horário.

O que acontece depois

• A criança sai da lista de quem está na sala.
• O código usado não vale de novo.
• A retirada por exceção fica marcada como tal, separada da retirada normal.

Problemas comuns

Não vejo o botão Registrar entrada. Falta a permissão de criar em Entrada e retirada de crianças. A Coordenação de ensino, por exemplo, só consulta. O botão também some enquanto o código recém-gerado está na tela: clique em Entendi.

Perdi o código da entrada. Ele aparece uma única vez e não fica guardado em texto legível. A retirada segue pelo procedimento de exceção.

Não vejo o botão Retirar. Falta a permissão de editar em Entrada e retirada de crianças.

A tela recusa a mãe, e ela está na ficha da criança. O vínculo precisa estar Verificado e com pode retirar. Veja a ficha da criança e Retirada recusada.

O código foi digitado certo e a tela diz “vencido”. O código vale por 8 horas a partir da entrada. Passado esse tempo, só o procedimento de exceção. Com 5 erros de código na mesma entrada, a retirada por código também fecha.

A tela responde “Requisição inválida.” ao confirmar. O código está em branco ou outra pessoa já encerrou essa entrada.