Inscrever uma pessoa em um evento
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A equipe inscreve quem não se inscreveu sozinho, acompanha os participantes de cada evento, registra a presença na chegada e cancela inscrições. Quando as vagas acabam, a pessoa entra na lista de espera.
Antes de começar
Seção intitulada “Antes de começar”- Você precisa da permissão de editar em Eventos e inscrições. De fábrica, têm o Administrador da igreja, a Secretaria, a Recepção e check-in e o Líder de ministério (só nos eventos do próprio ministério). A mesma permissão vale para ver a lista de participantes, porque ela traz nome e contato.
- O evento precisa existir. Veja Criar um evento e abrir as inscrições.
1. Clique em Inscrever
Seção intitulada “1. Clique em Inscrever”Em Igreja, na seção Eventos, clique em Inscrever na linha do evento. Com o evento Realizado ou Cancelado, o botão fica desabilitado, com a explicação “O evento não aceita mais inscrição.”
2. Diga quem vai participar
Seção intitulada “2. Diga quem vai participar”O painel Inscrever no evento mostra o nome do evento e a pergunta Quem vai participar:
- Pessoa cadastrada — procure em Pessoa e escolha. Sem escolher, a tela diz “Escolha a pessoa.”
- Sem cadastro — informe o Nome, obrigatório, até 200 caracteres, e o Contato, opcional (“Opcional. Telefone ou e-mail.”).
Clique em Inscrever.
3. Leia o resultado
Seção intitulada “3. Leia o resultado”- Com vaga: Inscrição de
confirmada. - Sem vaga:
entrou na lista de espera (posição 3): as vagas acabaram.
Ocupam vaga as inscrições pendentes, confirmadas e de quem já fez check-in. Evento sem número de Vagas não tem lista de espera.
A inscrição nova não passa na frente da fila. Se há gente esperando e abriu uma vaga, o sistema primeiro promove a lista de espera, em ordem, e só depois decide o destino da inscrição que você acabou de fazer.
O sistema recusa a inscrição quando o evento está realizado ou cancelado, quando o prazo de Inscrições até passou ou quando nenhum nome foi informado. A equipe pode inscrever também com o evento em rascunho ou com as inscrições encerradas. Uma pessoa cadastrada não se inscreve duas vezes no mesmo evento enquanto a inscrição anterior não estiver cancelada.
Acompanhar os participantes
Seção intitulada “Acompanhar os participantes”Clique em Participantes na linha do evento. O painel lista cada inscrição com o nome, Sem cadastro quando é o caso, o contato, o dia e a hora do registro e um selo: Pendente, Confirmada, Lista de espera, Cancelada, Compareceu ou Faltou. Quem está na lista de espera mostra Posição N na lista de espera.
Check-in. Na linha de quem está Confirmada, clique em Check-in. A tela diz Presença de
Cancelar uma inscrição. Clique em Cancelar na linha de quem está pendente, confirmada ou na lista de espera. A confirmação Cancelar a inscrição de
- Para quem ocupa vaga: “A vaga é liberada e a primeira pessoa da lista de espera, se houver, passa a confirmada. Ninguém é avisado nem reembolsado automaticamente.”
- Para quem espera: “A pessoa sai da lista de espera e quem vem depois sobe uma posição.”
O motivo é obrigatório, de 3 a 500 caracteres. Clique em Cancelar inscrição. A tela diz Inscrição de
Em evento com valor, a linha também mostra a situação do pagamento e as ações de conferência: veja Conferir o pagamento da inscrição.
Quem já fez check-in ou teve falta registrada não cancela. Num evento realizado ou cancelado, a lista de participantes vira só registro, sem botões.
O que acontece depois
Seção intitulada “O que acontece depois”- As vagas e a lista de espera na seção Eventos se atualizam.
- A inscrição, a promoção da lista de espera, o check-in e o cancelamento ficam registrados na trilha de auditoria.
- Quando a inscrição vem do portal, a equipe do evento recebe uma mensagem interna a cada inscrição nova, com o nome do evento e o caminho para a Agenda. Cancelamento e mudança de vaga não avisam ninguém: quem organiza avisa por fora.
Problemas comuns
Seção intitulada “Problemas comuns”Não vejo os botões Inscrever e Participantes. Falta a permissão de editar em Eventos e inscrições.
A pessoa já está inscrita. O sistema não aceita uma segunda inscrição ativa da mesma pessoa cadastrada no mesmo evento. Procure a inscrição em Participantes. A mensagem exata da tela fica por confirmar.
Não consigo fazer o check-in. A inscrição não está Confirmada, ou o evento está em rascunho, realizado ou cancelado.
A pessoa se inscreveu sozinha e não sei onde ela está. A inscrição pelo Meu espaço só vale com o evento em Inscrições abertas, e aparece em Participantes como as demais.