Consultar e editar a ficha de uma pessoa

A ficha reúne o que o cadastro guarda sobre uma pessoa em cartões: Dados, Contatos, Responsáveis, Família, Vínculos, Preferências de comunicação e Histórico eclesiástico. Quem tem permissão de editar muda nome, contatos, endereço e o resto pelo botão Editar, sem sair da ficha.

Antes de começar

Você precisa da permissão de consultar em Pessoas e famílias. A área Pessoas só aparece no menu para quem a tem.

Para editar a ficha e para registrar preferências de comunicação é preciso a permissão de editar em Pessoas e famílias. De fábrica, têm essa permissão o Administrador da igreja e a Secretaria. Quem só consulta vê o botão sumir e os campos de preferência ficarem desabilitados.

O cartão Histórico eclesiástico pede também a permissão de consultar em Secretaria. Sem ela o cartão aparece vazio, com a mesma mensagem de quem não tem nenhuma movimentação.

1. Encontre a pessoa

Clique em Pessoas. O campo Buscar pessoa (Buscar por nome, telefone ou e-mail) filtra a lista enquanto você digita, e o seletor Filtrar por situação troca entre Todas as situações, Visitante, Congregado, Membro, Afastado, Transferido, Desligado e Falecido.

A coluna Idade traz a idade em anos e, abaixo de 18, a marca menor. Sem resultado, a tela diz “Ninguém encontrado com esse termo.”

A lista traz só pessoas ativas. Quem foi marcado com a movimentação falecimento deixa de aparecer nela.

2. Abra a ficha

Clique no nome. O título da página é o nome da pessoa; à direita ficam o selo da situação, o selo Menor de idade (para quem tem menos de 18 anos) e, para quem pode editar, o botão Editar.

Abrir a ficha de uma pessoa menor de 18 anos registra o acesso.

3. Leia os cartões

Dados. Nome completo, Nascimento, CPF e Endereço. O nascimento vem com a idade entre parênteses, ou não informado. O endereço vem numa linha só (rua e número, complemento, bairro, cidade/UF e CEP), ou não informado. O CPF aparece mascarado, com o aviso “O documento aparece mascarado. Ver o número completo exige finalidade declarada e fica registrado.” A ficha não tem comando para ver o número inteiro.

Contatos. Um item por contato, com o tipo, o valor e, quando o contato não aceita mensagem, o selo não aceita mensagem. Sem contato: “Nenhum contato cadastrado.”

Responsáveis. Quem responde pela pessoa, com os selos Verificado, Não verificado e pode retirar. Quem pode editar vê o botão Vincular responsável. É o assunto de Vincular e conferir os responsáveis de uma criança.

Dependentes. As crianças pelas quais a pessoa responde, com o botão Vincular criança. O cartão só aparece quando a pessoa tem dependentes ou, para quem pode editar, quando ela é adulta.

Família. As famílias a que a pessoa pertence, com os outros membros e o papel de cada um, e os parentescos (por exemplo, é mãe desta pessoa). Sem nada: “Nenhuma família ou parentesco cadastrado.” Quando o cadastro veio de outro sistema, o cartão mostra também o selo Veio de (ou Vinculado a) com o nome do sistema e a data.

Formação anterior. O que a pessoa estudou antes do Ecclesias. O cartão só aparece para quem pode consultar o ensino e só quando há algo para mostrar.

Vínculos. Quatro números: Matrículas ativas, Grupos, Ministérios e Dependentes. Contam só o que está em curso: matrícula ativa, participação sem data de término e vínculo de responsabilidade em vigência.

Preferências de comunicação. O que a pessoa aceita receber, por canal e assunto. Sem registro, a pessoa não recebe divulgação. A própria pessoa também muda isso no portal, em Meu espaço.

Histórico eclesiástico. As mudanças de situação da pessoa, com o botão Registrar movimentação para quem tem a permissão. Veja Registrar e ler o histórico eclesiástico de uma pessoa.

4. Edite o cadastro

Clique em Editar. Abre a folha Editar cadastro, com a advertência “Só o que você mudar é enviado. CPF, contatos e endereço são dado pessoal: a alteração fica na auditoria, sem o conteúdo.” Os campos são:

• Nome completo, Nome preferido (“Opcional. Quando existe, é ele que aparece nas telas.”), Nascimento, Sexo e Estado civil;
• CPF — o número gravado fica oculto. Digite só para trocá-lo; em branco, ele não muda. Para tirá-lo do cadastro, marque Remover o CPF deste cadastro;
• Situação e, quando a igreja tem unidades, Unidade;
• Autoriza comunicação e Autoriza uso de imagem, com Autorizou, Não autorizou ou Ainda não perguntado — que é diferente de “não”;
• Contatos — Tipo (Celular, WhatsApp, Telefone, E-mail ou Outro), Contato e Principal deste tipo. Adicionar contato acrescenta uma linha e Remover tira a linha. Só um contato principal por tipo;
• Endereço — CEP, Rua, Número, Complemento, Bairro, Cidade e UF. Com tudo em branco, a pessoa fica sem endereço.

Clique em Salvar. A ficha recarrega com o aviso “Cadastro atualizado.”

Mudar a situação grava uma movimentação. A dica do campo diz “Mudar a situação grava uma movimentação de correção.” O campo só destrava para quem também pode registrar movimentação na secretaria; sem essa permissão ele fica desabilitado, com a dica “Mudar a situação exige a permissão da secretaria.” A situação Falecido não está na lista: o falecimento se registra pela movimentação.

Duas pessoas editando a mesma ficha. Se outra pessoa gravou antes de você, o Ecclesias não sobrescreve: a folha mostra “Alguém alterou este cadastro antes de você. Recarregue a ficha e confira antes de editar de novo.”, com o botão Recarregar a ficha.

O que a ficha não faz

• Não mostra o CPF completo.
• Não verifica um vínculo de responsável que já existe como Não verificado.
• Não lista os nomes dos dependentes no cartão Vínculos; eles estão no cartão Dependentes.

Para pessoas em volume, a importação por planilha é o outro caminho de cadastro.

Problemas comuns

Não vejo a área Pessoas. Falta a permissão de consultar em Pessoas e famílias.

Não vejo o botão Editar. Falta a permissão de editar em Pessoas e famílias.

A pessoa existe, mas não aparece na lista. A busca procura em nome, nome preferido e contatos. Troque o filtro para Todas as situações e confira a grafia. Pessoas inativas, como as marcadas com falecimento, não entram na lista.

Salvei e apareceu “Já existe uma pessoa com este CPF”. O CPF pertence a outro cadastro. Confira se não é duplicidade antes de insistir.

O Histórico eclesiástico diz que não há movimentação, e eu sei que há. Sem a permissão de consultar em Secretaria o cartão fica vazio. A tela não avisa que a permissão falta.