Cadastrar uma obra e seus exemplares

A Biblioteca separa a obra do exemplar. A obra é o título; o exemplar é cada cópia física que se empresta. Quem tem três cópias de um mesmo livro cadastra uma obra e três exemplares. A tela de cadastro da obra lembra: “A obra é o título; cada cópia física é um exemplar, cadastrado na tela da obra.”

Antes de começar

• Você precisa da permissão de criar em Recursos para cadastrar obras e exemplares. De fábrica, ela é dos papéis Administrador da igreja e Tesouraria. Quem só consulta vê os botões apagados, com o aviso “Seu perfil não pode cadastrar nem movimentar recursos.”
• Para editar uma obra ou um exemplar depois, é a permissão de editar.
• A Biblioteca não é dividida por unidade: quem tem a permissão enxerga e cadastra o acervo todo.

1. Abra Biblioteca e clique em Nova obra

Clique em Recursos, depois em Biblioteca. A visão Obras abre primeiro.

Antes de cadastrar, procure a obra pelo título, para não duplicá-la. Se ela já existe e você só ganhou outra cópia, abra a obra e cadastre um exemplar (passo 4).

2. Preencha os dados da obra

• Título — obrigatório, com 2 caracteres ou mais: “Informe o título da obra, com 2 caracteres ou mais.”
• Autor, Editora, ISBN e Categoria — opcionais.
• Ano — opcional, com 4 dígitos: “Informe o ano com 4 dígitos, como 1998.”

A busca da lista encontra a obra pelo título, pelo autor ou pelo ISBN.

Se a obra é digital

Marque É uma obra digital. Aparece o campo Referência da licença, obrigatório: “Onde está a autorização de uso: contrato, nota, link do titular. O arquivo da obra não é guardado aqui.” Sem ela, o formulário avisa: “Obra digital exige a referência da licença de uso.”

O sistema registra só a referência da licença. Ele não guarda o arquivo da obra, e a obra digital é uma ficha do acervo, que aparece na lista com o selo Digital.

Clique em Cadastrar obra.

3. Veja a página da obra

A página da obra abre com a categoria, o ISBN e, nas obras digitais, a Licença. O cartão Exemplares começa vazio: “Nenhum exemplar cadastrado. Cadastre cada cópia física para poder emprestá-la.”

4. Cadastre cada exemplar

Clique em Novo exemplar.

A janela diz: “O exemplar é a cópia física que se empresta. O código identifica a cópia na estante.”

• Código — a etiqueta ou o tombo da cópia: “Etiqueta ou tombo da cópia. Não pode repetir.” O código é opcional, mas sem ele o exemplar aparece como Exemplar sem código e fica difícil de achar na estante. Se o código já existe em outro exemplar, o formulário avisa: “Código já usado em outro exemplar.”
• Onde está — a estante ou a prateleira.
• Observação — qualquer anotação sobre a cópia.

Clique em Cadastrar exemplar.

O que acontece depois

O exemplar entra no cartão Exemplares como Disponível, com os botões Emprestar, Editar e Baixar, e a página mostra o aviso verde Exemplar salvo.

Na lista de obras, a obra mostra quantos exemplares estão disponíveis de quantos existem. Daí em diante, o ciclo da cópia é de empréstimo e devolução: veja emprestar um exemplar e receber de volta.

Para corrigir o título, o autor ou outro dado da obra, clique em Editar obra; a página mostra Obra atualizada. Para mudar o código, a estante ou a observação de uma cópia, clique em Editar na linha do exemplar. Um exemplar Baixado não se edita.

Problemas comuns

“Obra digital exige a referência da licença de uso.” Você marcou É uma obra digital e deixou a licença em branco. Preencha-a, ou desmarque a caixa se a obra é só física.

“Código já usado em outro exemplar.” Os códigos não se repetem na biblioteca inteira, mesmo entre obras diferentes. Use outro código ou procure a cópia que já tem esse.

Cadastrei a mesma obra duas vezes. O sistema aceita dois títulos iguais. Para manter o acervo organizado, deixe uma obra só e cadastre as cópias como exemplares dela.

Os botões Novo exemplar, Emprestar, Editar ou Baixar estão apagados. Falta a permissão de criar (para Novo exemplar e Emprestar) ou de editar (para o resto). O texto sob os botões diz qual.