Apurar a turma e emitir certificados

Apurar a turma é o passo em que o Ecclesias junta a frequência e a média de cada aluno, compara com a regra da versão do curso e decide quem concluiu, quem reprovou e quem ainda está em curso. Quem concluiu pode receber um certificado, com um código que qualquer pessoa confere numa página pública.

Só a apuração depois de Encerrar turma muda a matrícula

Com a turma ainda aberta, a apuração é parcial: o Ecclesias grava o resultado (o aluno aparece como Aprovado ou como Reprovado por frequência ou por nota), mas a matrícula continua Ativa. Quem fecha as matrículas é a apuração feita depois de a turma ser Concluída (botão Encerrar turma): o aluno que cumpre a regra passa de Ativa a Concluída, e o que não cumpre passa a Reprovada, com a data de fim da matrícula no dia da apuração. A tela não tem botão para desfazer essa mudança. Apure de novo depois de encerrar a turma, quando as chamadas e as notas estiverem completas.

Antes de começar

• A chamada de todas as aulas já dadas está feita e salva, e as notas estão lançadas: Fazer a chamada e Lançar avaliações e notas. Aluno com chamada pendente ou avaliação sem correção não é aprovado nem reprovado: fica em curso.
• A turma tem pelo menos uma avaliação. O botão Apurar turma mora na aba Avaliações e só aparece quando a turma já tem avaliação criada. Ele aparece também com a turma Concluída (é aí que a apuração fecha as matrículas) e não aparece com a turma Cancelada. Um curso que se conclui só por frequência, como o Curso de Batismo, não tem como ser apurado por essa aba hoje.
• Permissões para apurar. A ação editar em Avaliações e certificados e ser o professor atribuído à turma, ou ter a ação editar em Ensino: cursos e turmas. De fábrica, o Administrador da igreja e a Coordenação de ensino cobrem todas as turmas; o Professor, só as suas.
• Permissão para emitir e revogar o certificado. A ação aprovar em Avaliações e certificados, e, além da ação, alcançar a turma. De fábrica, só a Coordenação de ensino a tem. O Administrador da igreja apura a turma, mas não vê o botão Certificado enquanto essa ação não for concedida à conta dele: Definir o que cada pessoa pode fazer.
• A versão do curso precisa emitir certificado. É a caixa Emite certificado ao concluir do formulário da versão: Montar um curso e publicar a grade.

1. Confira se a turma está pronta

Abra a turma e olhe a aba Frequência. Cada aluno aparece com o percentual e a fração que o produziu, como 75,0% — 270/360, e a regra aplicada.

Procure o sufixo (incompleto) e a linha “N chamada(s) pendente(s)”, em âmbar. Eles dizem que ainda há aula sem chamada para aquele aluno. Na aba Avaliações, procure o traço na coluna Média e o número na coluna Pendências. Os dois sinais seguram o aluno em curso. Como a frequência é calculada: Como a frequência é calculada.

2. Abra a apuração

Na aba Avaliações, clique em Apurar turma. O botão fica desabilitado, com a explicação “Seu perfil não apura a turma.”, para quem não tem a ação editar, e com “Nenhum aluno para apurar.” quando a grade não tem aluno.

A confirmação Apurar turma diz quantos alunos serão apurados. Sem pendência de nota: “Os N aluno(s) têm todas as avaliações lançadas e serão apurados.” Com pendência: “N de M aluno(s) têm pendências (média ainda sem cálculo) e seguem “em curso”. K serão apurados.“ E fecha com: “A apuração junta média e frequência e grava o resultado de cada aluno.” e uma segunda frase que depende da turma: com ela Concluída, “Como a turma está concluída, as matrículas também são encerradas com o resultado.”; com ela ainda aberta, “Com a turma ainda aberta o resultado é parcial: a situação da matrícula não muda.”

A contagem da confirmação olha só as notas. Um aluno com todas as notas lançadas, mas com chamada pendente, entra em “serão apurados” e, na apuração, também fica em curso.

3. Confirme e leia o aviso

Clique em Apurar. Dando certo, a tela avisa:

“Turma apurada: N aluno(s), N aprovado(s), N com resultado incompleto.”

O primeiro número conta os alunos com matrícula Ativa, Concluída ou Reprovada que foram apurados. O segundo conta os que cumprem a regra (Aprovado com a turma aberta, Concluído com a turma encerrada). O terceiro conta quem ficou em curso ou sem base de cálculo. Se algum aluno já tem certificado emitido e vigente, a frase ganha: “K aluno(s) com certificado emitido foram mantidos como estavam.” O Ecclesias pula esses alunos e não os conta no primeiro número. Os reprovados não aparecem no aviso: a conta é o primeiro número menos os outros dois, e a diferença pode incluir reprovados. Para saber quem reprovou, abra a aba Matrículas: com a turma encerrada, a coluna Situação mostra Concluída ou Reprovada.

Para ver o resultado de um aluno em detalhe, na aba Matrículas clique em Resultado na linha dele (o botão aparece para quem tem a ação consultar em Avaliações e certificados, nas matrículas Ativa, Trancada, Concluída e Reprovada). A folha Resultado de mostra o selo do resultado (Em curso, Aprovado, Reprovado por frequência, Reprovado por nota, Concluído ou Sem base para apurar), o parecer em uma linha (a frequência com a fração que a produziu e a média, ou o que ainda falta), a Frequência, a Média (ou pendente) e a Regra de conclusão. Quando falta chamada, ela avisa em âmbar: “Resultado parcial: há N chamada(s) sem registro … A frequência ainda pode mudar.” E fecha: “Consulta: nada é gravado aqui. A emissão do certificado segue a regra acima e é feita na lista de matrículas.” Essa folha calcula o resultado na hora, sem gravar nada.

Como o Ecclesias decide o resultado

O Ecclesias aplica a regra da versão do curso, na ordem da tabela: a primeira linha que valer decide.

Situação do aluno	Quando	A matrícula
Em curso	Há avaliação sem correção, ou chamada pendente (frequência incompleta)	Continua Ativa
Sem base de cálculo	Nenhuma aula contou para o aluno	Continua Ativa
Reprovado por frequência	A frequência está abaixo da mínima da versão	Passa a Reprovada só com a turma Concluída
Reprovado por nota	A média está abaixo da nota mínima da versão	Passa a Reprovada só com a turma Concluída
Aprovado (resultado parcial)	Cumpre a frequência e a nota, com a turma ainda aberta	Continua Ativa
Concluído	Cumpre a frequência e a nota, com a turma Concluída	Passa a Concluída

• Frequência mínima. Compara-se o percentual com a mínima da versão. Sem mínima definida (“sem exigência”), a frequência não reprova.
• Nota mínima. Compara-se a média, na escala da versão, com a nota mínima. Sem nota mínima, a média não reprova.
• A pendência vence a reprovação. Um aluno com frequência baixa e chamada pendente fica em curso, porque o número ainda pode mudar.
• A matrícula só muda com a turma Concluída. Com a turma aberta, a apuração é uma foto do momento: o resultado fica gravado, a matrícula não se mexe.
• Só a matrícula Ativa muda de situação. Quem já está Concluída ou Reprovada recebe um novo cálculo, mas continua como está. Por isso, uma nova apuração não tira ninguém de Reprovada, mesmo que a nota suba. Este efeito, na tela, não foi verificado.
• O cálculo fica guardado. Cada apuração grava a frequência (com o numerador, o denominador e a regra), a média e o parecer. Dois anos depois, dá para dizer por que o aluno concluiu.
• A lista de espera não anda. Passar um aluno a Reprovada pela apuração libera a vaga dele, mas não promove o primeiro da fila. Este efeito, na tela, não foi verificado.

4. Abra a emissão do certificado

Na aba Matrículas, a linha de cada aluno com matrícula Ativa ou Concluída tem o botão Certificado (para quem tem a ação aprovar em Avaliações e certificados). Alunos em outra situação não o têm. Se o aluno já tem certificado vigente, o botão da linha é Revogar certificado, descrito mais abaixo.

Clique em Certificado. A confirmação Emitir certificado avisa: “O certificado guarda um retrato dos dados no momento da emissão. Alterar o cadastro depois não muda o documento já emitido. Se o aluno não cumprir a regra de conclusão, o sistema pedirá o motivo de uma exceção.”

5. Confirme a emissão

Clique em Emitir. O Ecclesias recalcula o resultado do aluno na hora e, se ele está Concluído (cumpre a regra e a turma já foi encerrada), a tela avisa:

“Certificado emitido. Código de verificação: …”

Copie o código: é ele que identifica o certificado na página de verificação. A aba Matrículas não mostra o código depois que o aviso some, e o aluno o recebe como link no Meu espaço.

Se o aluno já tem um certificado válido, o Ecclesias não emite outro e avisa, sem repetir o código: “Este aluno já tinha certificado. Nenhum novo foi emitido.”

Emitir por exceção

Se o resultado recalculado não é Concluído, a mesma confirmação muda de título para Emitir certificado por exceção e diz: “O aluno ainda não cumpre a regra de conclusão: …”, com o motivo e, quando existe, a “Frequência apurada: N%.” O motivo é uma destas frases do Ecclesias: “a turma ainda não foi concluída (o resultado é parcial)” (o caso mais comum: aluno aprovado numa turma que ainda não foi encerrada), “a matrícula está …”, ou o parecer do resultado (por exemplo, frequência abaixo da mínima ou avaliação sem correção). Para seguir, escreva o Motivo, com 10 caracteres ou mais e no máximo 500, e clique em Emitir com exceção. O campo avisa: “Fica registrado na auditoria.” O aviso passa a ser “Certificado emitido por exceção. Código de verificação: …”. O Ecclesias recusa um motivo com menos de 10 caracteres.

Para emitir sem exceção, encerre a turma (Encerrar turma), apure de novo e só então emita. Este fluxo, na tela, não foi verificado de ponta a ponta.

O que o certificado guarda

• Um retrato do momento da emissão. Nome do aluno, curso, versão do curso, período, carga horária, frequência (com a fração e a regra), média e a data. A carga horária é a apurada: a das aulas que contaram para o aluno, e não a nominal da versão do curso. Corrigir o cadastro da pessoa depois não altera o certificado já emitido.
• Um código imprevisível, e não uma numeração em sequência, para que ninguém consiga adivinhar o código de outro aluno.
• Um certificado por matrícula. Repetir a emissão devolve o que já existe.
• O motivo da exceção, quando houve.

Corrigir uma nota depois do certificado: revogar

Com um certificado vigente, o Ecclesias trava a matrícula do aluno: não aceita nota, nova tentativa, mudança de situação nem transferência, e a turma não aceita gerar o cronograma, mudar a chamada, reabrir diário nem cancelar aula. A mensagem é: “Já existe certificado emitido, e a nota e a frequência não mudam. Para corrigir, a coordenação revoga o certificado na aba Matrículas da turma e emite de novo depois.” A apuração em lote também pula esse aluno.

Para corrigir, na aba Matrículas clique em Revogar certificado na linha do aluno (ação aprovar em Avaliações e certificados). A confirmação Revogar certificado diz: “O certificado deixa de valer, inclusive na verificação pública pelo código. Depois de corrigir a nota, emita de novo. O motivo fica registrado na auditoria.” Escreva o Motivo (até 500 caracteres) e clique em Revogar. A tela avisa: “Certificado revogado. Lance a nota e emita de novo.” A emissão antiga continua registrada, e a página pública passa a responder “Certificado revogado”, em vez de “não encontrado”. Em seguida o botão Certificado volta à linha: corrija o que for preciso, apure de novo e emita o certificado novo.

O que acontece depois

• O aluno vê o resultado no Meu espaço. Aluno apurado ganha, no cartão da matrícula, a linha “Resultado: Aprovado · média 7,834 de 10 · apurado em …”, e a matrícula passa a Concluída (ou Reprovada). A linha só aparece depois da apuração, e a média mostrada é a que a apuração gravou: Usar o Meu espaço.
• O aluno vê o certificado no Meu espaço. No cartão da matrícula aparece o link “Ver certificado emitido em dd/mm/aaaa”, ou “Certificado revogado.” quando for o caso: Usar o Meu espaço.
• Qualquer pessoa confere o código na página pública: Verificar um certificado.
• A tela não gera o documento para imprimir. Hoje o Ecclesias emite o registro e o código; a tela não monta o PDF do certificado.
• A turma continua como estava. Apurar não conclui a turma: a situação da turma não muda. Quem conclui a turma é o botão Encerrar turma: Abrir uma turma.

Problemas comuns

Não vejo o botão Apurar turma. A turma não tem nenhuma avaliação (a aba mostra “Nenhuma avaliação nesta turma ainda.”), ou está Cancelada, ou sua conta não tem acesso à aba Avaliações. Veja Lançar avaliações e notas.

O botão Apurar turma está desabilitado. Leia a explicação sob o botão: “Seu perfil não apura a turma.” quer dizer que sua conta não tem a ação editar em Avaliações e certificados.

Apurei e o aluno continua Ativa. Se a turma ainda está aberta, é o esperado: a apuração é parcial e a matrícula só muda depois de Encerrar turma e de uma nova apuração. Com a turma encerrada, o aluno está em curso (avaliação sem correção ou chamada pendente) ou sem base de cálculo (nenhuma aula contou para ele); o aviso o contou em “com resultado incompleto”. Termine a chamada e as notas e apure de novo.

Apurei e o aluno virou Reprovada, mas ainda faltam aulas. Com a turma encerrada, o Ecclesias reprova com o que tem: frequência abaixo da mínima e nenhuma pendência. Se a apuração foi cedo demais, a tela não desfaz a mudança; fale com a coordenação.

Não vejo o botão Certificado. A matrícula do aluno não está Ativa nem Concluída, ou ele já tem certificado vigente (então o botão é Revogar certificado), ou sua conta não tem a ação aprovar em Avaliações e certificados. Veja O certificado foi recusado.

Aparece “Esta versão do curso não emite certificado.” ao emitir. Pelo código, é a recusa quando a versão do curso não emite certificado. Confira a caixa Emite certificado ao concluir na grade do curso. Este efeito, na tela, não foi verificado.

Aparece “O aluno ainda não cumpre a regra de conclusão: a turma ainda não foi concluída…”. O resultado é parcial porque a turma continua aberta. Encerre a turma e apure de novo, ou emita por exceção, com motivo.

Aparece “Já existe certificado emitido, e a nota e a frequência não mudam…” ao mexer na turma. Há certificado vigente na turma. Revogue, como na seção sobre corrigir uma nota depois do certificado.

Aparece “Sem permissão para esta operação.” Sua conta não tem a ação aprovar em Avaliações e certificados, ou, na apuração, não é a do professor atribuído nem tem a ação editar em Ensino: cursos e turmas.