Aprovar ou recusar uma despesa

Aprovar ou recusar é a decisão de cada nível da alçada sobre uma solicitação de despesa. Quando o último nível aprova, a despesa fica Aprovada e alguém a efetiva: a efetivação cria o título a pagar. Uma recusa encerra a solicitação.

Antes de começar

O que você faz	Ação necessária	De fábrica
Aprovar ou recusar	aprovar em Solicitação de despesa	Tesouraria e Pastor ou liderança
Efetivar em conta a pagar	criar em Tesouraria	Tesouraria
Cancelar a solicitação de outra pessoa	editar em Tesouraria	Tesouraria

Mais quatro regras valem para quem decide:

• Quem pediu não aprova o próprio pedido. O botão fica desabilitado: “Quem solicita a despesa não a aprova.”
• Cada nível é uma pessoa diferente. Numa despesa de dois níveis, quem aprovou o nível 1 não decide o nível 2.
• A regra de alçada pode apontar um papel. Se a regra diz que quem aprova é Pastor ou liderança, quem tem a permissão mas é só Tesouraria não decide. Veja Configurar as regras de alçada.
• O sistema pede a sua senha de novo quando faz mais de 15 minutos que você a digitou, ao entrar no Ecclesias ou neste painel. Detalhes no passo 3.

De fábrica, Pastor ou liderança aprova mas não efetiva, e a Tesouraria faz as duas coisas.

1. Abra as solicitações que esperam você

Clique em Financeiro, no menu lateral, depois em Solicitações de despesa, e escolha Aguardando minha decisão em Visão.

Essa visão traz só o que você pode decidir agora. Ficam de fora o que você mesmo pediu, o que a regra reserva a outro papel e o que você já decidiu em outro nível. Sem pendências, a lista diz “Nada espera a sua decisão agora”.

2. Abra a solicitação e leia

Clique na linha. A página mostra quem pediu e quando (Pedida por …), o Valor estimado, o Favorecido, o Fundo, a Unidade e a Justificativa, quando há. O cartão Aprovação diz quantos Níveis exigidos a despesa tem, Quem decide e a Etapa (nível 1 de 2). O cartão Decisões lista quem já decidiu, em que nível, com o motivo e a data.

Nenhum botão da tela desfaz uma aprovação. Confira o valor, o favorecido e a justificativa antes de decidir.

3. Clique em Aprovar ou em Recusar

Aprovar

Clique em Aprovar. O diálogo Aprovar esta despesa? diz: “Sua decisão fica registrada com o seu nome. Se houver outro nível de aprovação, a despesa segue para ele.” Não há campo de motivo.

Clique em Aprovar no diálogo.

Recusar

Clique em Recusar. O diálogo Recusar esta despesa? diz: “A solicitação é encerrada como recusada. Diga o motivo: quem pediu vai ler.” O motivo é obrigatório, com 5 caracteres ou mais, e o botão Recusar só habilita depois que o motivo está escrito.

Se o sistema pedir a senha

Se faz mais de 15 minutos que você digitou a senha (ao entrar no Ecclesias ou neste painel), abre o painel Confirme sua senha: “Esta operação é crítica. Digite sua senha para continuar; a confirmação vale por alguns minutos.” Digite a senha em Senha e clique em Confirmar e continuar (ou aperte Enter). A decisão que você tinha pedido segue sozinha. Se a senha estiver errada, o painel continua aberto e mostra o erro. Se clicar em Cancelar, a decisão não acontece e a tela diz “Confirme sua senha para concluir esta operação.”

Quando a senha não é pedida

Dentro dos 15 minutos desde que você digitou a senha, a decisão sai direto, sem painel. A tela não mostra quanto tempo falta.

O que acontece depois da decisão

Ao aprovar, a tela mostra sempre “Decisão registrada: despesa aprovada neste nível.”, seja o último nível ou não. O que muda é a situação:

• Aprovou e é o último nível. A situação passa a Aprovada e o botão Efetivar em conta a pagar aparece.
• Aprovou e há outro nível. A situação continua Em aprovação, a Etapa passa a nível 2 de 2 e a solicitação aparece na visão Aguardando minha decisão de quem decide o próximo nível.
• Recusou. A tela mostra “Despesa recusada.” e a situação passa a Recusada. O motivo aparece no cartão Decisões. Nenhum botão da tela reabre uma solicitação recusada; quem pediu cria outra.
• Cada decisão fica registrada na auditoria, com o seu nome, o nível e, na recusa, o motivo.

Nada disso mexe em saldo nem na contabilidade. O dinheiro só entra na contabilidade quando a despesa é efetivada.

4. Efetive a despesa aprovada

Numa solicitação Aprovada, clique em Efetivar em conta a pagar. Você precisa da ação criar em Tesouraria; sem ela o botão fica desabilitado, com a dica “Seu perfil não pode criar lançamentos financeiros.”

O painel Efetivar despesa abre com a descrição “Cria o título a pagar desta despesa aprovada. O pagamento é registrado depois, em cada parcela.”

• Conta de despesa — obrigatória. A lista traz as contas de despesa, com código e nome (5.1 · Manutenção e ocupação). A tela diz: “A despesa em que o título é reconhecido.”
• Valor — obrigatório e já preenchido com o valor estimado. Use vírgula nos centavos: 1.234,56. A tela diz: “No máximo o estimado: …”. Dá para efetivar um valor menor que o aprovado, nunca maior.
• Competência — obrigatória. Abre no mês atual. A tela diz: “O mês a que a despesa pertence.”
• Primeiro vencimento — obrigatório.
• Quantas parcelas — de 1 a 120. Abre em 1. O sistema divide o valor sem perder centavo, como em Lançar uma conta a pagar ou a receber.
• Fornecedor — aparece só quando a solicitação não tem favorecido. Opcional. A tela diz: “Não está na lista? Cadastre em Contas a pagar e a receber.”

Clique em Efetivar.

A tela mostra “Despesa efetivada: o título a pagar foi criado.” A situação passa a Efetivada e aparece o botão Ver o título a pagar. O título nasce com a descrição da solicitação e leva o fornecedor ou a pessoa (no reembolso) e o fundo que ela tinha.

Efetivar não paga

A efetivação cria o título a pagar e reconhece a despesa no mês de competência. O saldo da conta financeira só diminui quando alguém registra o pagamento. Se a solicitação tem um fundo com finalidade própria (o selo vinculado nos saldos), o pagamento só passa se o saldo desse fundo cobrir a saída.

Quem pediu não efetiva o próprio pedido quando a despesa passou por aprovação. No fluxo simplificado (regra de zero nível), não há essa separação e quem pediu pode efetivar.

Cancelar em vez de decidir

Enquanto a solicitação está Em aprovação ou Aprovada, Cancelar solicitação a encerra, com motivo de 5 caracteres ou mais. Só quem pediu, ou quem tem a ação editar em Tesouraria, cancela. Uma solicitação Efetivada não se cancela aqui: cancele o título em Lançar uma conta a pagar ou a receber.

Problemas comuns

Aprovar e Recusar estão desabilitados. Se a dica diz “Seu perfil não aprova despesas.”, falta a ação aprovar em Solicitação de despesa. Se diz “Quem solicita a despesa não a aprova.”, a solicitação é sua.

Cliquei em Aprovar e a tela disse “Seu perfil não pode fazer isto. Peça a quem administra a igreja.” A regra de alçada desta despesa aponta outro papel como aprovador. Veja Não consigo aprovar uma despesa.

Aparece “Este registro não está na etapa que a ação exige. Atualize a página e confira.” Outra pessoa decidiu ou cancelou antes de você, ou você já decidiu um nível desta solicitação. Atualize a página e olhe o cartão Decisões.

O botão Recusar (ou Cancelar solicitação) do diálogo não habilita. A recusa e o cancelamento exigem motivo de 5 caracteres ou mais, e o campo diz quantos faltam: “Escreva o motivo, com 5 caracteres ou mais, para liberar a confirmação.” A aprovação não pede motivo.

Na efetivação aparece “O valor vai de centavo até o aprovado.” O valor passa do estimado, ou é zero. Reduza o valor.

Na efetivação aparece “O mês de competência do título já está fechado. Use uma competência de um período aberto.” Escolha uma competência de um mês aberto, ou peça a quem tem a ação aprovar em Tesouraria que reabra o mês, em Fechar e reabrir um mês da tesouraria.

Quem pediu não consegue efetivar. Quando a despesa passou por aprovação, outra pessoa com a ação criar em Tesouraria a efetiva. A tela mostra a mensagem genérica “Seu perfil não pode fazer isto. Peça a quem administra a igreja.”