Encerrar a turma e fechar as matrículas

Fechar uma turma tem três gestos, e a ordem importa: Encerrar turma muda a situação da turma, Apurar turma é o que fecha a matrícula de cada aluno (Concluída ou Reprovada), e Certificado emite o documento de quem concluiu. Cada gesto pede uma permissão diferente e fica numa aba diferente, por isso é comum fazer só o primeiro e achar que acabou.

Antes de começar

• Termine a chamada e as notas antes de encerrar. Com a turma Concluída, as células de nota ficam só para leitura, o botão de avaliação nova some e o Ecclesias recusa por trás nota, avaliação e entrega pelo portal. Aluno com chamada pendente ou avaliação sem correção não é aprovado nem reprovado; fica em curso. Veja Fazer a chamada, Encerrar o diário e Lançar avaliações e notas.
• A turma está Em andamento. O botão Encerrar turma só existe nessa situação. Uma turma que nunca começou não se encerra: ela se cancela (Cancelar turma), e a turma cancelada não é apurada. Veja Abrir uma turma.
• Permissões, uma por gesto. Encerrar turma exige a ação editar em Ensino: cursos e turmas. Apurar turma exige a ação editar em Avaliações e certificados e alcançar a turma (ser o professor atribuído, ou ter a ação editar em Ensino: cursos e turmas). Certificado exige a ação aprovar em Avaliações e certificados, que de fábrica só a Coordenação de ensino tem. Quem faz tudo sozinho precisa das três: Definir o que cada pessoa pode fazer.
• A turma tem pelo menos uma avaliação. O botão Apurar turma só aparece quando existe avaliação criada. Sem ela, a tela não tem como fechar as matrículas (veja os problemas comuns).

1. Confira o resultado antes de encerrar (opcional)

Na aba Avaliações, Apurar turma com a turma ainda aberta faz uma apuração parcial: o Ecclesias grava o resultado de cada aluno, mas não muda nenhuma matrícula. Serve para ver, antes de encerrar, quem está aprovado, quem está em curso e quem tem pendência. A confirmação diz: “Com a turma ainda aberta o resultado é parcial: a situação da matrícula não muda.” O passo a passo da apuração está em Apurar a turma e emitir certificados.

É o que o texto da confirmação de Encerrar turma quer dizer com “Apure o resultado dos alunos antes de encerrar.” Só que esse passo não é obrigatório e não fecha as matrículas. Veja a nota no fim.

2. Encerre a turma

Abra a turma. No card do alto, com a turma Em andamento, clique em Encerrar turma (o botão aparece para quem tem a ação editar em Ensino: cursos e turmas). A confirmação Encerrar a turma diz:

“A turma passa a concluída e não volta a nenhuma outra situação. As matrículas, a frequência e as notas ficam registradas. Apure o resultado dos alunos antes de encerrar.”

Clique em Encerrar turma. O aviso é “Concluída: a situação da turma foi atualizada.”, o selo do card passa a Concluída e o card diz “Turma encerrada. Os registros ficam preservados para consulta.” Não há botão para reabrir.

O que muda na hora, pelo código:

• A turma não aceita matrícula nova, nem pela secretaria nem pelo portal: “A turma não aceita matrícula.”
• A grade de notas vira só consulta. A confirmação de Liberar notas diz o mesmo: “Com a turma encerrada, as notas não mudam mais.” A aba Avaliações avisa: “Esta turma está concluída: as notas aparecem só para consulta. Apure a turma para encerrar as matrículas com o resultado final.”
• As matrículas não mudam. Os alunos continuam Ativa, com o resultado que tinham. Encerrar a turma, sozinho, não fecha matrícula nenhuma.

3. Apure a turma para fechar as matrículas

Na aba Avaliações, clique em Apurar turma. A confirmação agora termina com “Como a turma está concluída, as matrículas também são encerradas com o resultado final.” Clique em Apurar.

Para cada aluno com matrícula Ativa, o Ecclesias aplica a regra da versão do curso (frequência mínima e nota mínima):

Resultado	A matrícula
Concluído (cumpre a frequência e a nota)	Passa de Ativa a Concluída, com o fim da matrícula na data de hoje
Reprovado por frequência ou Reprovado por nota	Passa de Ativa a Reprovada, com o fim da matrícula na data de hoje
Em curso (chamada pendente ou avaliação sem correção) ou Sem base para apurar	Continua Ativa

Três limites que a tela não avisa:

• Só a matrícula Ativa muda. Quem já está Concluída ou Reprovada é recalculado, mas a matrícula continua como está: uma segunda apuração não tira ninguém de Reprovada, mesmo que a nota suba.
• Matrículas que não estão Ativas não entram na conta. Trancada, Aguardando aprovação, Lista de espera e as demais ficam como estão.
• Quem já tem certificado vigente é pulado. O aviso conta: “K aluno(s) com certificado emitido foram mantidos como estavam.” A matrícula desse aluno não é fechada pela apuração.

O aviso final é “Turma apurada: N aluno(s), N aprovado(s), N com resultado incompleto.” Os reprovados não aparecem nele: para saber quem reprovou, abra a aba Matrículas e leia a coluna Situação.

Se sobrar aluno Ativa porque estava em curso, a aba Avaliações já não deixa completar nota. Se a pendência era nota, veja os problemas comuns; se era chamada, confira na aba Frequência o que o Ecclesias ainda aceita e apure de novo.

4. Emita os certificados

Na aba Matrículas, quem tem a ação aprovar em Avaliações e certificados vê o botão Certificado nas linhas Ativa e Concluída. Com a turma encerrada e o aluno apurado como Concluído, a emissão sai sem exceção: “Certificado emitido. Código de verificação: …” O passo a passo, a exceção e o que o certificado guarda estão em Apurar a turma e emitir certificados.

Emita depois da apuração, e não antes. O certificado vigente trava a matrícula do aluno, e a apuração pula quem o tem: um aluno certificado antes da apuração continua com a matrícula Ativa. Para corrigir isso, é preciso revogar o certificado, apurar e emitir de novo: Revogar um certificado e emitir de novo.

O que acontece depois

• No Meu espaço, o aluno vê a matrícula Concluída ou Reprovada e, quando existe, o resultado e o link do certificado: Usar o Meu espaço.
• Os registros ficam. Chamada, diário, notas, resultados e certificados continuam consultáveis na turma encerrada.
• A situação não volta. Concluída não tem botão de saída. Para ter a turma de novo, abra outra no período seguinte e leve os alunos com Rematrícula: Matricular um aluno.

A confirmação de Encerrar turma pede a apuração antes, mas o código só fecha as matrículas depois

O texto da confirmação diz “Apure o resultado dos alunos antes de encerrar.” Pelo código, porém, a apuração só muda a matrícula quando a turma já está Concluída: antes disso ela apenas grava o resultado. A própria aba Avaliações diz, com a turma encerrada, “Apure a turma para encerrar as matrículas com o resultado final.” A ordem que fecha as matrículas é Encerrar turma, depois Apurar turma. Apurar antes é opcional e serve para conferir.

Problemas comuns

Encerrei a turma e os alunos continuam Ativa. É o esperado: encerrar não mexe nas matrículas. Abra a aba Avaliações e clique em Apurar turma.

Não vejo o botão Apurar turma. A turma não tem nenhuma avaliação, está Cancelada, ou sua conta não alcança a aba Avaliações. Uma turma sem avaliação, como a de um curso que se conclui só por frequência, fica sem o botão, e a tela não tem outro caminho para fechar as matrículas dela. Veja Apurar a turma e emitir certificados.

O botão Apurar turma está desabilitado. Leia a explicação sob o botão: “Seu perfil não apura a turma.” quer dizer que falta a ação editar em Avaliações e certificados; “Nenhum aluno para apurar.” quer dizer que a turma não tem aluno na grade.

Esqueci uma nota e a turma já está Concluída. As células de nota não aceitam edição, e a tela não reabre a turma nem tem outro caminho para lançar a nota depois do encerramento. Por isso, confira as notas antes de clicar em Encerrar turma.

Não vejo o botão Encerrar turma. A turma não está Em andamento, ou sua conta não tem a ação editar em Ensino: cursos e turmas.

Um aluno ficou Reprovada com aula ainda faltando. Com a turma encerrada, o Ecclesias reprova com o que tem. A tela não desfaz a mudança; se a apuração foi cedo demais, fale com a coordenação.