Inativar um cadastro em vez de excluí-lo

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Um cadastro que já apareceu em documentos tem histórico. Para tirá-lo de uso sem perdê-lo, desligue Ativo (ou Ativa, nas telas que o chamam assim). Nas palavras da dica do produto: “Produto descontinuado fica inativo em vez de ser excluído, preservando o histórico de documentos.”

O que a inativação faz

Um cadastro inativo não pode ser usado por outro registro. O sistema recusa gravar um documento ou um cadastro que aponte para ele. A dica do Tipo de Negociação descreve o efeito: a negociação “não pode ser escolhida em novos documentos. Os documentos já lançados com ela continuam.”

O sistema aplica a regra a estes cadastros:

Cadastro	Campo
Clientes e Fornecedores	Ativo
Contatos	Ativo
Produtos	Ativo
Grupo de Produtos/Serviços, quando escolhido no produto	Ativo
Locais de Estoque	Ativo
Tipo de Operação	Ativo
Tipo de Negociação	Ativo
Vendedores / Compradores	Ativo
Tipo de Título	Ativo
Centro de Custos	Ativo
Cadastro de Natureza Receita / Despesa	Ativa
Contas Bancárias	Ativa
Tabela de Preço	Ativa
Séries e numeração	Ativa
Regras de Tributação	Ativa

A regra olha só o que foi desligado de propósito. Um cadastro cujo campo nunca foi marcado, em branco, não é bloqueado: o que bloqueia é o Ativo ou Ativa desmarcado de fato.

Quando excluir, quando inativar

Inative o que já foi usado, ou o que você pode querer de volta. O histórico dos documentos fica como estava, e basta religar Ativo.
Exclua só o que foi criado por engano e nunca foi usado.

Nas árvores — grupos de produto, naturezas, centros de custo —, só se exclui um registro analítico, e depois de excluir os filhos; com o cadastro em uso, o sistema recusa e aponta onde. Veja organizar os produtos em grupos.

A planilha de implantação não reativa

Na importação por planilha, com a estratégia Incluir e atualizar, uma coluna Ativo em branco, ou uma planilha sem a coluna, não reativa o que você inativou. O padrão “ativo” vale só para registro novo:

Linha da planilha	Registro novo	Registro que já existe
Ativo em branco, ou sem a coluna	nasce ativo	mantém a situação que tem
Ativo com `S` ou `N`	vale o que está na planilha	vale o que está na planilha

Para inativar ou reativar pela planilha, preencha Ativo com N ou S. A mesma regra vale para a Origem da Mercadoria do produto. Vale para produtos, parceiros, locais, contas e grupos.

Problemas comuns

O sistema recusa o produto, a negociação ou a tabela, e o cadastro existe. Abra o cadastro e confira se Ativo (ou Ativa) está marcado.

Reimportei a planilha e o produto que eu tinha inativado continua inativo. É o esperado: a planilha só muda a situação quando a coluna Ativo tem S ou N.