Aprovar e receber um pedido de compra

Depois de feito, o pedido de compra passa por dois passos: a aprovação, que registra o compromisso de pagar, e o recebimento, que dá entrada na mercadoria.

O que cada passo faz

Passo	Estoque	Financeiro
Aprovar o pedido	nada	o título a pagar entra como previsto, na projeção de caixa
Confirmar a entrada	a mercadoria entra no local escolhido, e o custo médio é recalculado	o previsto é baixado e nasce o título firme a pagar

1. Aprove

As ações do documento ficam na visão Lista do Portal de Compras: clique em Lista, no alto à esquerda, e marque a linha do pedido. A barra de ações aparece sobre a grade.

Clique em Aprovar. O pedido passa para a etapa Aguardando Entrega.

No Portal de Compras a aprovação é sempre feita por alguém: o pedido de compra espera na etapa Aprovação até a decisão. A conferência de desconto e de crédito é só do Portal de Vendas. Enquanto o pedido não for aprovado, Receber fica desabilitado, e o sistema diz o motivo: “Envie o documento para aprovação antes de gerar o documento seguinte.” ou “Aprove ou reprove antes de gerar o documento seguinte.”

Aberto pelo quadro, o documento mostra o Resumo, os Itens, o Financeiro e o Histórico, mas não a ação Aprovar — use a Lista.

2. Receba a mercadoria

Com o pedido selecionado na Lista, clique em Receber. O sistema pergunta o que chegou:

Cada linha mostra a quantidade do Documento, o que Já atendido, o Disponível e, em Agora, o que você vai receber. Selecionar saldo restante preenche tudo o que falta. Clique em Receber.

3. Confira a entrada e confirme

O recebimento abre o assistente de uma Entrada de Compra, um documento novo já preenchido com o que veio do pedido: empresa, fornecedor, itens, negociação e natureza.

Confira duas coisas:

• a Data de Negociação, na etapa Empresa — ela pode vir vazia;
• o Local de cada item, na etapa Itens: é onde a mercadoria entra. Sem ele o assistente não avança (“Preencha Local antes de avançar”).

Em Nro. do Documento vale registrar o número da nota do fornecedor.

Se a operação exige conferência

Quando a operação da entrada aponta um modelo de conferência, a mercadoria só entra depois de contada: enquanto a conferência não for efetivada, Efetivar, avançar a etapa e Dar entrada recusam, com “Esta operação exige conferência da mercadoria: conclua e efetive a conferência antes de efetivar o documento.” O documento fica travado para alteração de itens e dos campos principais. A contagem se faz na tela Conferência de recebimento, e quem manda no resultado é o modelo: veja conferir a mercadoria que chegou. A nota de entrada nunca tem a quantidade fiscal alterada pela conferência: falta, sobra e avaria viram ocorrência do recebimento.

Se a nota do fornecedor já chegou pela SEFAZ

Em vez de receber pelo pedido e digitar a entrada, a nota que o fornecedor emitiu contra a empresa pode virar a entrada de compra, ligada ao pedido e conferida contra ele, sem redigitação: veja dar entrada numa nota do fornecedor pelo Portal de XML.

A etapa Financeiro mostra os títulos que a entrada vai gerar — e agora, como diz a tela, “estes títulos nascem firmes”.

Na Revisão, clique em Confirmar.

O resultado

A entrada aparece no quadro na coluna Faturado, efetivada, com a origem: “Origem: #4”.

No saldo de estoque, a quantidade entra no local escolhido e o custo médio é recalculado pela média ponderada. No exemplo das figuras, o café em grãos tinha 180 unidades a R$ 46,20 e entraram 100 a R$ 47,50:

(180 × 46,20 + 100 × 47,50) ÷ 280 = R$ 46,66

No financeiro, o previsto do pedido é baixado, e nasce o título firme a pagar, com o vencimento da negociação.

Problemas comuns

O botão Receber está desabilitado. O pedido ainda não foi aprovado. Aprove na Lista e o Receber volta.

Não acho o botão Aprovar. Ele não aparece no documento aberto pelo quadro. Passe para a visão Lista e selecione a linha.

A entrada recusa por “conferência pendente”. A operação tem modelo de conferência e a contagem ainda não foi efetivada. Confira a mercadoria na tela Conferência de recebimento e efetive a conferência.

Chegou só parte da mercadoria. Em Receber, informe em Agora só o que chegou. O Disponível mostra quanto ainda falta receber.

Confirmei a entrada e a mercadoria precisa voltar ao fornecedor. Entrada efetivada não se cancela: lance uma devolução. Veja devolver uma compra ao fornecedor.