Pedir compra por requisição e abrir cotações pelas regras de cotação

A necessidade de compra de quem pede chega ao comprador por uma requisição de compra. Ela não mexe no estoque: só pede. Quando é aprovada, vira uma solicitação de compra, e as regras de cotação decidem como as solicitações viram cotações — inclusive abrindo a cotação sozinhas, na hora combinada.

1. Cadastre uma regra de cotação

Abra Regras de cotação, no módulo Cotação (pasta Rotinas), e cadastre uma regra:

Campo	O que faz
Empresa	A empresa da regra. Em branco, vale para todas; as cotações sempre saem separadas por empresa.
Prioridade	A ordem em que o sistema processa as regras automáticas: o menor número vai primeiro.
Ativo	Só regra marcada gera cotação automática.
Modo	Manual: o sistema não abre cotação sozinho. Automático: abre a cotação quando a janela fecha. Em branco vale Manual.
Hora de corte	A hora do dia, no formato HH:MM, em que a janela fecha. A cotação automática junta o que foi aprovado até essa hora.
Intervalo em horas	A cada quantas horas a janela fecha, contadas da meia-noite: 4 fecha às 0h, 4h, 8h, 12h, 16h e 20h. Se a hora de corte também estiver preenchida, vale a hora de corte.
Separar por grupo de produto, por marca, por local de entrega, por data de necessidade	O que separa as cotações. A empresa sempre separa. A marca só separa se o cadastro do produto tiver a marca.
Prazo de resposta (horas) e Lembrete antes do prazo (horas)	O prazo padrão do fornecedor e quando o lembrete sai.
Comprador responsável	Fica como responsável da cotação aberta e recebe um aviso quando o sistema abre uma automaticamente.
Peso do preço, do prazo de entrega e da qualidade	De 0 a 100, e os três precisam somar 100. Se nenhum for preenchido, o preço vale 100.

2. Ligue a regra a uma operação

Na Tipo de Operação de Movimentos Internos, preencha Regra de cotação. Com ela, a operação vira requisição de compra: o quadro mostra só Solicitado, Aprovado e Concluído, e não há movimentação de estoque.

3. Lance e aprove a requisição

Lance a requisição no Portal de Movimentos Internos e aprove. Aprovar exige a permissão de aprovar da operação, e cria a solicitação de compra já aprovada, com os itens da requisição. Ela aparece em Solicitações de Compra, com a origem Requisição de compra.

Algumas regras da requisição:

• A requisição aprovada não pode mais ser editada (itens, empresa, cabeçalho). Para alterar, volte para Solicitado — o que só vale enquanto a solicitação não entrou em cotação.
• Voltar ou cancelar a requisição desfaz a solicitação, só enquanto ela não entrou em cotação. Depois, o sistema recusa e pede para cancelar a cotação antes.
• Requisição que gerou solicitação não é excluída pelo cadastro genérico de documentos; a exclusão é pelo portal.

4. A cotação nasce Aberta

Com a regra ativa e em modo Automático, quando a janela fecha o sistema junta o que foi aprovado até o corte, separa pelos critérios da regra e abre uma cotação por grupo. Regra inativa ou em modo Manual não abre cotação.

• A cotação nasce Aberta e nunca sai para os fornecedores sozinha: o comprador da regra recebe um aviso e libera quando quiser.
• Ao abrir, o sistema já convida os fornecedores sugeridos — os cadastrados para o produto e os três últimos com compra confirmada do produto na empresa. Nada é enviado até a liberação.
• Quem abre uma cotação sem a permissão de alterar cotações a abre sem fornecedores convidados; os sugeridos só entram para quem pode convidar (e na cotação automática).

Ao abrir uma cotação, o sistema recusa solicitação recusada ou atendida, item já cotado por inteiro e itens de empresas diferentes. Item cotado em parte entra com a quantidade que falta.

Problemas comuns

A requisição não volta para Solicitado, nem se cancela. A solicitação dela já está em cotação. Cancele a cotação antes.

A cotação não abriu na hora. Confira se a regra está Ativa, em modo Automático, e se a requisição estava aprovada antes da hora de corte.