Enviar o documento por e-mail automaticamente

A Tipo de Operação pode avisar por e-mail quem precisa receber o documento, sozinha, quando ele é confirmado. Isso se configura na aba E-mails da Operação do cadastro, em Configurações › Cadastros › Tipo de Operação.

Cada linha da aba é um destinatário. A operação sem nenhuma linha não envia nada. Os campos, com as dicas do sistema, estão em E-mails da Operação.

Configurar uma linha

Abra a Tipo de Operação, vá à aba E-mails da Operação e clique em Adicionar. Preencha:

• Destinatário, obrigatório: o parceiro do documento (o e-mail do cadastro), os contatos do parceiro marcados como “recebe documentos”, a matriz do parceiro (indicada no campo Parceiro matriz do cadastro), um e-mail fixo digitado na própria linha ou o vendedor do documento (o e-mail do usuário ligado a ele).
• E-mail fixo, só para o destinatário Fixo.
• Os anexos, que são marcas: PDF (o DANFE ou DANFSe, quando há nota; senão o modelo de impressão da operação), XML (só existe quando há nota), Boleto (a linha digitável, o link e o Pix copia e cola vão no corpo do e-mail) e relatórios auxiliares (cada relatório cadastrado na aba Relatórios Auxiliares da Operação, em PDF).
• Conta de e-mail que dispara e Modelo do texto. A conta escolhida na linha vale mais que a do modelo, que vale mais que a conta padrão. Sem modelo, sai o texto padrão do e-mail da nota.
• Ativo: desmarque para parar de enviar sem apagar a linha.

O texto do modelo aceita os marcadores $NUMERO, $PARCEIRO, $VALOR, $VENCIMENTOS, $DATA e $BOLETO, no assunto também.

Ao cadastrar o modelo em Modelos de e-mail, escolha o tipo Documento da operação: é o tipo para os modelos que as linhas desta aba usam como texto. O tipo é só uma classificação — o envio lê o modelo escolhido na linha, qualquer que seja o tipo dele.

Para os contatos, o cadastro do parceiro tem a marca Recebe documentos (padrão: não). Só quem tem a marca, está ativo e tem e-mail recebe, quando a linha é do destinatário Contatos.

Quando o e-mail sai

• Em operação sem nota fiscal, quando o documento é confirmado (Faturar).
• Em operação com nota fiscal, quando a nota é autorizada pela SEFAZ ou pela prefeitura — antes disso o e-mail sairia sem protocolo e sem XML.

Documentos confirmados antes de a linha existir não recebem e-mail retroativo, e reconfirmar um documento não duplica o envio. O botão Enviar por e-mail da nota continua como sempre foi; quem usa os dois pode enviar duas vezes ao mesmo parceiro.

Acompanhar e reenviar

Cada destinatário vira um registro numa fila de e-mails, com a situação Pendente, Enviando, Enviado, Erro ou Sem destinatário. O sistema confere a fila a cada 30 segundos.

• Se o envio falha por um motivo passageiro (a conta de e-mail fora do ar, por exemplo), o sistema tenta de novo depois de 1, 5, 15, 60 e 180 minutos; depois disso a situação fica Erro, com o motivo.
• Erro de cadastro — um PDF pedido sem modelo de impressão na operação, ou um relatório que não existe mais — vai direto para Erro, sem repetir.
• Sem destinatário acontece quando falta o e-mail do parceiro, do vendedor ou dos contatos. Isso nunca impede o documento.
• A ação Reenviar e-mail, no registro da fila, vale para Erro, Sem destinatário e Enviado: o registro volta a Pendente e o envio automático faz o resto. Em Sem destinatário, o sistema procura os destinatários de novo.

Na hora do envio o sistema confere o cadastro de novo: a conta, o modelo, os anexos e o destinatário valem como estão agora. Se o e-mail do parceiro mudou depois de o registro ser criado, o registro antigo vai a Erro e não é repetido.

Regras

• O envio herda a permissão de quem confirmou o documento ou transmitiu a nota.
• A conta de e-mail precisa estar cadastrada. Sem conta na linha nem no modelo, vale a conta padrão; se não há conta padrão, o registro vai a Erro.
• O endereço de e-mail só é aceito no formato simples usuario@dominio.com, com no máximo 254 caracteres.
• Os registros da fila não se criam nem se editam à mão: a tela só lista e filtra, e a única ação é Reenviar e-mail.