Sugerir regras de tributação pelas notas emitidas

As notas que a empresa já emitiu guardam o que ela pratica de fato. O botão Sugerir pelas notas, em Regras de Tributação, lê esses XMLs e mostra os padrões de tributação como sugestão: “O sistema lê o que foi praticado e mostra os padrões de tributação como sugestão. Nada é gravado até você marcar as sugestões e aplicar.”

Antes de começar

• Você precisa poder incluir regras (também para aplicar as sugestões) e consultar empresas: sem isso, a tela diz “Você não tem permissão para usar o Copiloto. É preciso poder incluir regras e consultar empresas.”
• Separe os XMLs de NF-e e NFC-e autorizadas, de produção e emitidas pela própria empresa, que deve estar cadastrada. Nota recebida de fornecedor, de homologação, cancelada ou denegada não gera sugestão.
• Cada pessoa vê só a própria análise, e cada pessoa tem uma análise ativa por vez.

1. Envie os XMLs

Em Regras de Tributação, clique em Sugerir pelas notas. A janela “Sugerir regras pelas notas emitidas” aceita até 500 arquivos XML, de até 2 MB cada e 50 MB no total. Escolha os arquivos em Arquivos XML das notas e clique em Enviar para análise. Arquivo que não é XML, ou que passa do tamanho, fica de fora, e a tela diz quantos.

Por enquanto só XML é aceito: ZIP, PDF, CT-e e NFS-e não são lidos.

2. Acompanhe a leitura

A leitura roda em segundo plano, com o Progresso da leitura das notas: “Lendo as notas: N de M.” Você pode fechar a janela. Ao voltar à tela, aparece acima dos filtros o aviso Você tem uma análise em andamento — ou “Sua análise das notas está pronta para ver” — com Continuar e Descartar.

Os XMLs enviados são apagados do sistema quando a leitura termina; ficam só os fatos extraídos, até a análise ser descartada ou expirar. A análise expira sozinha em 7 dias.

3. Leia a prévia

A prévia agrupa as notas por empresa, pelo CNPJ do emitente, e traz o resumo: “N nota(s) lida(s), N ignorada(s), N recebida(s) de terceiros.” e “N nova(s), N divergente(s), N já coberta(s).”

Cada cartão é uma regra que as notas indicam, e traz o recorte (tipo de movimento, UFs, perfil do destinatário e, quando separam a variação, NCM, CEST e origem), quantas notas e itens a sustentam, as alíquotas e os CST observados, os avisos e a evidência — as chaves e os itens. A etiqueta de cada cartão diz:

• Nova — não existe regra parecida;
• Já coberta — uma regra existente já faz isso;
• Divergente — existe uma regra para o caso, mas com valores diferentes dos que as notas mostram.

Uma regra só é sugerida quando pelo menos duas notas diferentes têm o mesmo padrão; com uma nota, o cartão é só observação. O sistema não generaliza além do que as notas mostram: UF, NCM e demais recortes só entram quando separam a variação.

O que a prévia ignora

Os arquivos ignorados aparecem em Arquivos ignorados, com o motivo:

• “Nota cancelada ou denegada.”;
• “Nota de homologação (teste).”;
• “Nota complementar, de ajuste ou de devolução.”;
• “CFOP que não é venda (devolução, transferência, remessa, bonificação…).”;
• “Nota recebida de terceiros: só as emitidas pela própria empresa viram sugestão.”;
• “Nota repetida no pacote.”;
• “Não é um arquivo XML.” e “XML inválido ou ilegível.”;
• “Modelo de documento ainda não suportado (só NF-e e NFC-e).”

Os emitentes que não são empresa cadastrada vêm em Empresas que emitiram notas e não estão cadastradas: eles são listados, nunca criados. Para receber sugestões, cadastre a empresa (veja cadastrar uma empresa).

4. Marque, simule e aplique as sugestões

A prévia só grava algo quando você marca as sugestões e aplica: “Nada é gravado até você marcar as sugestões e aplicar.”

1. Marque os cartões Nova e Divergente que quer, até 100 regras por aplicação. Selecionar todas as novas marca as novas de uma vez; Limpar seleção desmarca. Cartão Já coberta não se marca.
2. Em cartão com aviso de UF única, a opção Vale para as demais UFs de destino vem desligada: desligada, a regra vale só para a UF observada.
3. Simular mostra o que seria criado — “Simulação: nada foi gravado”.
4. Aplicar pede a confirmação “Aplicar N regra(s)?”, com o resumo de regras novas e novas versões, e grava tudo de uma vez: ou entram todas as regras marcadas, ou nenhuma.

O que cada cartão faz:

• Nova cria uma regra nova, com início hoje;
• Divergente cria uma nova versão da regra existente, com início hoje. A regra anterior continua valendo até a véspera, e os documentos já emitidos não são recalculados.

Se as regras mudaram desde a leitura das notas, nada é gravado: a tela avisa “As regras mudaram desde a leitura; revise a prévia.” e atualiza a prévia.

Ao aplicar, a análise termina. O que você não marcou é descartado junto com as notas; para ver de novo, envie as notas outra vez. O resultado mostra “N regra(s) criada(s), N nova(s) versão(ões)”, com o atalho Abrir regra.

Consolidar por grupo de produtos

Quando vários NCMs têm o mesmo resultado e todos os produtos emitidos nas notas são do mesmo grupo, a tela oferece Consolidar por grupo de produtos (opcional): “Consolidar N regras de NCM em 1 regra do grupo …”. Fica desligado por padrão. A oferta só aparece quando o emitente das notas é a própria empresa e os produtos casam, pelo código, com produtos do cadastro do mesmo grupo; sem permissão de consultar Produtos e Grupos de produto, ela não aparece. Marcar um cartão incluído na consolidação o tira dela.

Use Descartar análise para apagar a análise sem aplicar, ou Nova análise para enviar outros arquivos. Quem prefere cadastrar à mão tem o caminho em cadastrar uma regra de tributação.

Problemas comuns

“Nenhuma sugestão encontrada nestas notas.” Só notas autorizadas, de produção e emitidas por uma empresa cadastrada geram sugestão, e é preciso haver ao menos duas notas com o mesmo padrão.

“Você já tem uma análise em andamento.” Cada pessoa tem uma análise por vez. Continue ou descarte a atual antes de enviar outra; os arquivos escolhidos na segunda tentativa não são enviados.

“A análise expirou e foi descartada.” Envie as notas de novo.