Receber e manifestar as notas emitidas contra a empresa (DF-e)

A tela Notas Recebidas (DF-e) traz da SEFAZ as NF-e emitidas contra o CNPJ da empresa — as notas de compra — e permite manifestar cada uma. Nas palavras da tela: “Documentos fiscais eletrônicos emitidos contra o CNPJ da empresa, com a manifestação do destinatário perante a SEFAZ.” Ela fica em Configurações › Rotinas, ou pela busca.

Esta tela é também o Portal de XML: além de manifestar e baixar o XML, dela se dá entrada na nota de compra, se libera a entrada que passou da tolerância do pedido e se tratam faltas e sobras. Esse caminho está em dar entrada numa nota do fornecedor pelo Portal de XML; este artigo trata do monitoramento, da busca e da manifestação.

Antes de começar

• A empresa precisa de certificado A1 instalado, no Console Fiscal: o próprio, ou o de outra empresa, como o cartão Certificado digital mostra. Sem ele, ligar o monitoramento e buscar notas são recusados.
• Confira, no mesmo Console, o Ambiente de emissão. A lista mostra só as notas do ambiente atual da empresa: as de Homologação não se misturam com as de Produção.
• Com a permissão de consulta da tela você vê as notas e baixa o XML. Ligar o monitoramento, buscar agora e manifestar pedem a de alteração.

1. Ligue o monitoramento

Escolha a Empresa no alto. O quadro Monitoramento DF-e mostra:

• Monitorar DF-e desta empresa — liga a busca automática de notas;
• Dar ciência automaticamente — desligado por padrão;
• Certificado instalado ou Sem certificado instalado;
• Última consulta e Próxima consulta permitida.

Cada chave que você muda salva na hora, com a mensagem “Configuração salva.”

Só uma empresa por CNPJ pode ter o monitoramento ligado. Se outra empresa com o mesmo CNPJ já o tem, o sistema responde: “Já existe outra empresa com este CNPJ ativa para DF-e recebido.” Sem certificado, a resposta é “Empresa sem certificado digital A1 ativo.”

Com o monitoramento ligado, o Kryia One consulta a SEFAZ sozinho, a cada poucos minutos. As notas novas aparecem na lista com a manifestação Pendente. Com Dar ciência automaticamente ligado, cada nota nova recebe a ciência da operação sem você clicar; nota cancelada não recebe.

2. Busque as notas agora

Para não esperar a consulta automática, clique em Buscar agora. O sistema diz “Consulta agendada na SEFAZ.” e, quando a SEFAZ responde, a tela atualiza o quadro e a lista.

O quadro mostra a Última consulta, com a data, o status devolvido pela SEFAZ e o motivo, e a Próxima consulta permitida. Se a consulta falha — sem certificado, SEFAZ fora do ar —, o motivo aparece ali.

A SEFAZ limita as consultas: depois de uma consulta sem documentos novos, a próxima só é permitida uma hora depois. Antes disso, Buscar agora responde “Consulta bloqueada até” a data e a hora. Sem nenhuma consulta feita, o quadro diz “Ainda não consultado.”

3. Veja as notas

A grade lista as notas da empresa, 20 por página, com Anterior e Próxima. O campo Situação da manifestação filtra por Todas, Pendente, Ciência dada, Confirmada, Desconhecida ou Não realizada.

Coluna	O que mostra
Nº / Série	O número e a série da nota
Emitente	Quem emitiu
Emissão	Data e hora da emissão
Valor	O valor da nota
Situação NF-e	Autorizada, Denegada ou Cancelada, pela SEFAZ
Manifestação	Onde está a manifestação da empresa
XML	Sim, quando o XML completo já está guardado no Kryia One

Uma nota cuja manifestação aparece como Não se aplica não tem ações: o sistema só gera manifestação quando a empresa é de fato a destinatária e não foi ela mesma quem emitiu.

4. Manifeste a nota

Abra o menu da linha (“Mais ações da nota N”) e escolha a manifestação. O que o menu oferece depende da situação da nota:

Manifestação atual	Ações disponíveis
Pendente	Dar ciência, Confirmar operação, Desconhecer operação, Operação não realizada
Ciência dada	Confirmar operação, Desconhecer operação, Operação não realizada
Confirmada, Desconhecida ou Não realizada	Nenhuma: a manifestação está concluída
Nota Cancelada pelo emitente	Só Desconhecer operação

Um diálogo com o nome da ação mostra “NF-e N” e o emitente e pergunta: “Confirma esta manifestação junto à SEFAZ?” Operação não realizada pede também a Justificativa, de 15 a 255 caracteres; as outras três não. Clique em Confirmar.

A tela diz “Manifestação registrada.” O envio à SEFAZ acontece em segundo plano, e a situação da nota se atualiza quando a SEFAZ responde. Enquanto isso, a nota não oferece outra ação: o sistema recusa uma segunda manifestação com “Já existe evento de manifestação em processamento para esta NF-e.”

A manifestação é registrada no Ambiente Nacional da SEFAZ — o evento passa a registrado (situação 135 ou 136) — e, depois da Ciência, a próxima consulta de notas recebidas traz o XML completo da nota. Um evento que tinha terminado rejeitado antes dessa correção, com “resposta da SEFAZ em formato inesperado”, não é reenviado sozinho: manifeste a nota de novo.

A Ciência dada não conclui a manifestação: depois dela ainda é possível confirmar, desconhecer ou informar que a operação não foi realizada. Depois de Confirmada, Desconhecida ou Não realizada, a nota não aceita outra manifestação. Uma nota só pode ser manifestada no ambiente da SEFAZ em que foi recebida: no outro, o sistema responde “A nota é de outro ambiente da SEFAZ.”

5. Baixe o XML e veja os eventos

No menu da linha:

• Baixar XML baixa o arquivo <chave de acesso>-procNFe.xml. Se o XML completo ainda não está guardado e a nota já teve ciência ou confirmação, o sistema pede o download à SEFAZ e avisa “Download solicitado; o XML ainda não está disponível.” Volte em alguns instantes: a coluna XML passa a mostrar Sim. Se a nota ainda está Pendente, o download é recusado: “Dê ciência da operação antes de baixar o XML completo.”
• Ver eventos abre o diálogo “Eventos da NF-e N”, com o Protocolo da nota e cada evento: a descrição, a data, a Origem (Enviado pela empresa ou Recebido da SEFAZ), a Situação (Pendente, Registrado ou Rejeitado), o retorno da SEFAZ, o protocolo e a justificativa, quando houve. Sem eventos, o diálogo diz “Nenhum evento registrado.”

O que a tela faz além de manifestar

No menu da nota, Dar entrada lança a nota de compra a partir do XML, conferida contra o pedido; a liberação da entrada fora da tolerância e o tratamento de faltas e sobras ficam nas abas Aguardando liberação e Com ocorrência. O passo a passo está em dar entrada numa nota do fornecedor pelo Portal de XML. Nota de transferência entre empresas do grupo não tem Dar entrada.

Problemas comuns

A lista está vazia. O monitoramento pode estar desligado, ou a SEFAZ ainda não tem nota emitida contra o CNPJ da empresa no ambiente atual. Confira a Última consulta no quadro: o motivo da SEFAZ aparece ao lado do status.

Buscar agora responde “Consulta bloqueada até…”. A SEFAZ só libera a próxima consulta no horário informado. Espere até lá, ou deixe a consulta automática trabalhar.

Não consigo ligar o monitoramento. Ou a empresa não tem certificado, ou outra empresa com o mesmo CNPJ já o tem ligado. As mensagens do sistema dizem qual dos dois casos é.

Não aparece nenhuma ação na nota. A manifestação já foi concluída, há uma manifestação em processamento, ou a nota está como Não se aplica.