Emitir uma NF-e ao faturar uma venda

Quando a Tipo de Operação da venda gera documento fiscal, Faturar emite a NF-e modelo 55 sem passo extra: o sistema confere os cadastros, numera a nota na série, monta e assina o XML com o certificado A1 da empresa e o transmite à SEFAZ em segundo plano.

A venda de balcão ao consumidor final sai como NFC-e, modelo 65: veja emitir uma NFC-e na venda de balcão.

Antes de começar

• No Console Fiscal, a empresa precisa de um certificado digital A1 válido, do Ambiente de emissão certo (Homologação é o ambiente de teste) e de uma série do modelo 55 ativa. A nota usa a série do documento; sem ela, a série Preferencial da empresa.
• Na Tipo de Operação da venda: Gera Documento Fiscal marcado, Modelo Fiscal em 55 - NF-e, Natureza da operação (até 60 caracteres) e Presença do comprador.
• O tipo de movimento da operação precisa emitir nota: venda, devolução, remessa ou bonificação. O cadastro recusa salvar Gera Documento Fiscal com outro tipo, ou sem o modelo fiscal: “A operação está marcada para gerar documento fiscal, mas o tipo de movimento não emite nota. Use venda, devolução, remessa ou bonificação, ou desmarque “Gera documento fiscal”.”
• Os cadastros que a nota lê — empresa, cliente, produtos e a regra de imposto — sem pendência na conferência fiscal.

1. Fature a venda

No Portal de Vendas, siga o caminho de transformar o pedido em venda: Faturar e, na Revisão do assistente, Confirmar. A nota nasce nesse momento.

Se algo impede a nota, o sistema recusa o Faturar inteiro e diz o motivo. Nada é gravado: nem estoque, nem título, nem o número da nota. As recusas mais comuns estão em Problemas comuns.

Se tudo está certo, o documento fica Efetivado e a nota nasce Pendente.

2. Acompanhe até Autorizado

Pendente por alguns segundos é o normal: a fila de transmissão confere a cada 30 segundos e envia a nota. A SEFAZ responde uma destas:

• Autorizado — a nota vale. Chave de acesso e XML não mudam mais. A SEFAZ pode autorizar com um alerta (o código 120, por exemplo quando o CNPJ do cliente está inabilitado): a nota fica Autorizado, com protocolo, DANFE e XML, e o Retorno da SEFAZ mostra o alerta. Corrija o cadastro apontado para as próximas vendas; a nota atual não precisa ser refeita.
• Rejeitado — a SEFAZ recusou, e o retorno traz o código e a mensagem dela. Corrija o que ela aponta e transmita de novo.
• Denegado — a SEFAZ denegou o uso da nota; ela não é retransmitida. Hoje só aparece ao consultar uma nota anterior a setembro de 2024 (código 110): quando a SEFAZ recusa por irregularidade do emitente ou do destinatário (códigos 301, 302 e 303), a nota fica Rejeitado. Corrija o cadastro apontado — a situação cadastral do cliente ou da empresa, por exemplo — e transmita de novo, ou desista da emissão, que estorna a venda.

Quando a SEFAZ não responde, o envio se repete com espera crescente — 1, 4, 16 e 64 minutos — e, na quinta tentativa sem sucesso, a nota vira Falha, que pede Transmitir agora.

Você vê a situação na aba Documento fiscal do documento (acompanhar a NF-e pelo documento) e no card Transmissão do Console Fiscal (acompanhar e retransmitir as notas). Uma nota autorizada só muda por evento: cancelamento ou carta de correção.

Quando a empresa está em contingência

Se a empresa está em contingência no Console Fiscal — veja ativar e desativar a contingência —, a emissão segue o modo escolhido, só para a NF-e:

• em SVC, as notas novas saem com a forma de emissão de contingência e são enviadas à SEFAZ Virtual de Contingência: a SVC-RS para AM, BA, GO, MA, MS, MT, PE e PR, e a SVC-AN para as demais UFs;
• em EPEC, a nota é gravada, o evento EPEC vai ao Ambiente Nacional e a nota fica retida até a contingência ser desativada; então é transmitida à SEFAZ da UF normalmente. O DANFE já sai com o texto “DANFE impresso em contingência – EPEC regularmente recebido pela Receita Federal do Brasil.” e o protocolo do EPEC.

Uma nota emitida em EPEC tem efeito fiscal: precisa ser transmitida, e não desistida.

O total da nota: IPI e frete

Dois campos da Tipo de Operação decidem o que entra no total do documento, nos títulos e na NF-e:

Campo	Vazio ou Sim	Não
Soma IPI no total	O IPI apurado nos itens entra no total e nos títulos.	O IPI fica fora do total.
Soma ST no total	O ICMS-ST e o FCP-ST cobrados na nota entram no total e nos títulos, como no valor total da NF-e.	A ST fica só informativa: não soma.
Soma frete no total	O frete entra no total, nos títulos e na NF-e se o tipo de frete do documento é por conta do emitente (CIF ou veículo próprio do remetente). Em FOB, por conta de terceiros, por conta do destinatário ou sem frete, o valor é só informativo.	O frete nunca soma.

Operações já cadastradas não mudam: campo vazio se comporta como Sim.

Soma ST no total vale para o ICMS-ST e o FCP-ST juntos; Soma IPI no total continua valendo só para o IPI. Ao efetivar, o total do documento soma os itens, o IPI, o ICMS-ST, o FCP-ST e o frete cobrado na nota, e o título nasce desse total. Uma compra com ICMS-ST (CST 10 ou 70) deixa de nascer abaixo do valor da nota: com R$ 1.000,00 de mercadoria e R$ 100,00 de ST, documento e título saem em R$ 1.100,00. A ST retida anteriormente, informada pelo fornecedor em CST 60, nunca soma: é só informativa.

A aba Impostos do documento só mostra. Os impostos de cada item são calculados pelo sistema, a partir das regras de tributação, quando o documento é efetivado; incluir, alterar ou excluir uma linha de imposto à mão é recusado. Para mudar um imposto, ajuste a regra de tributação e edite o documento enquanto ele permitir edição: o sistema recalcula. A coluna Tributo traz uma linha por imposto em cada item — ICMS, ICMS-ST, IPI, PIS, COFINS, ISS, FCP, FCP-ST, DIFAL, FCP-Destino, IBS UF, IBS Município e CBS.

Quando a operação soma o frete, o frete cobrado é rateado entre os itens, em proporção ao valor de cada um, e a base de cálculo dos impostos do item é o valor dele mais essa parcela. O ISS não leva frete. Documento já efetivado não é recalculado.

A NF-e sempre soma o IPI destacado no valor total — é regra do leiaute, e não escolha do cliente. Por isso Soma IPI no total em Não só serve a operação sem IPI: com IPI destacado, a emissão é recusada.

O campo da operação permite a soma do frete; quem decide se o frete é cobrado na nota é o tipo de frete do documento, informado na etapa Entrega do assistente.

Em homologação

Com o ambiente em Homologação, o destinatário sai na nota com o nome que a SEFAZ exige para teste: “NF-E EMITIDA EM AMBIENTE DE HOMOLOGACAO - SEM VALOR FISCAL”. A nota não tem valor fiscal.

O que o sistema ainda não emite

• Item com ICMS-ST, FCP ou DIFAL com valor: o Faturar é recusado, porque a nota sairia sem o tributo devido. O mesmo vale para CST ou CSOSN que exigem ICMS-ST (10, 30, 70, 201, 202 e 203) e para venda interestadual a consumidor final não contribuinte.
• Compra, orçamento, transferência e as demais operações fora de venda, devolução, remessa e bonificação não emitem NF-e por este caminho. As três últimas estão em emitir NF-e de devolução, remessa ou bonificação.

Problemas comuns

“A empresa não tem certificado digital A1 ativo. Cadastre-o no Console Fiscal antes de faturar.” Suba o certificado em Certificado digital › Subir certificado.

“O certificado digital A1 da empresa está vencido. Substitua-o no Console Fiscal antes de faturar.” Use Trocar certificado.

“A empresa … não tem série preferencial ativa do modelo 55. Cadastre no Console Fiscal.” Em Séries e numeração, cadastre a série (Nova série) ou torne uma delas preferencial.

“O documento fiscal não pode ser emitido: a conferência fiscal encontrou N pendência(s) — …” A mensagem lista as três primeiras, cada uma como grupo, chave, descrição, campo e o código entre colchetes — por exemplo, PARC_SEM_INDCONTRIB, que a conferência escreve como “Parceiro sem indicador de contribuinte de ICMS”. O fim da mensagem é “e mais N” quando há outras. As frases que a conferência usa para cada pendência estão em conhecer o Console Fiscal.

A pendência é ITEM_SEM_IBSCBS. Na empresa do regime normal (CRT 3), todo item de NF-e leva o grupo IBS/CBS, e a SEFAZ recusa a nota sem ele (rejeição 1115). O sistema confere antes de numerar, para não gastar número. Na regra de tributação que se aplica ao item, inclua os tributos CBS, IBS UF e IBS Municipal — basta um deles para o grupo sair na nota —, com CST e a classificação tributária (cClassTrib). Depois, fature de novo: o Faturar recusado não consumiu número. O Simples Nacional não é afetado.

“A parcela N vence em …, antes da data de emissão da NF-e (…).” Uma parcela do documento vence antes do dia da emissão. Ajuste o vencimento.

“Total dos pagamentos (R$ …) difere do total da NF-e (R$ …).” Os títulos não fecham com o total da nota. Confira as regras de IPI e frete acima.

“A operação não soma IPI no total, mas a NF-e exige o IPI destacado no valor total…” A operação está com Soma IPI no total em Não e a venda tem IPI. Mude o campo para Sim, ou use IPI não tributado na regra.

“Dado obrigatório ausente para o documento fiscal: …” O texto nomeia o campo que falta, como a origem da mercadoria do produto ou a inscrição estadual de um destinatário contribuinte. Preencha no cadastro e fature de novo.